NORMATIVIDAD CIRCULAR 100 – CAPITULO 2 REGLAS RELATIVAS AL LA GESTION DE RIESGO CREDITICIO El Banco Caja Social, es vigilado por la superintendencia bancaria para su normal funcionamiento dentro de las normas básicas y también observa el diseño, desarrollo y aplicación del Sistema de Administración del Riesgo Crediticio (SARC), con el objeto de mantener adecuadamente evaluado el riesgo de crédito implícito en los activos. Es potestad de cada entidad financiera, implementar un SARC, de acuerdo a sus lineamientos y propósitos de su rentabilidad, para no ser afectada a manera de provisiones si no de utilidades. El RC es la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones. El SARC debe contar al menos con los siguientes componentes básicos: - Políticas de administración del RC - Procesos de administración del RC - Modelos internos o de referencia para la estimación o cuantificación de pérdidas esperadas - Sistema de provisiones para cubrir el RC - Procesos de control interno El banco maneja un SARC, de acuerdo al tipo de actividad económica que realiza la persona natural o jurídica. Basados en nuestro mercado objetivo (persona natural, micro, pequeña y gran empresa), dividos en banca de personas y banca de unidades productivas, se tienen diferentes normas y procedimientos en cuanto a: - Limites de exposición crediticia - Otorgamiento de crédito - Tipo de garantía - Provisiones de cartera - Recuperación de cartera RESUMEN MANUAL DE CARTERA Lo más importante en una empresa son las cuentas por cobrar. Las ventas a crédito son una necesidad para la empresa pero si no se tiene un estricto control sobre el área de cartera porque si no hay una buena gestión de cobranza se pueden presentar graves perdidas. Los principales factores que se deben considerar en la Administración de las Cuentas por Cobrar son: · Volumen de ventas a crédito · Carácter estacional de las ventas · Reglas para los límites del crédito · Condiciones de las ventas y Políticas de Crédito de las empresas individuales · Política de Cobro. Si no existe una adecuada consideración de los factores antes descritos, nuestros planes financieros se verán seriamente afectados. Para evitar esto se deben revisar, evaluar y actualizar aspectos relacionados tendientes a un control efectivo de las cobranzas. Se debe tener en cuenta quienes pueden ser los clientes a los que se les da crédito y el plazo que se les otorgara; para así no perder clientes permanentes e importantes o llegar a cerrar la empresa. Por ello, es básico que un Departamento de Crédito esté preparado para manejar técnicamente estos asuntos, desde el primer contacto que es la evaluación y otorgamiento de crédito, hasta el final feliz de la venta cobrada. En el actual y cambiante mundo de los negocios, es tan importante saber la forma como se va aplicar la política de crédito hacia un cliente para conocer si se puede hacer negocios con este. No importa que tan bien se realice la evaluación de crédito. Un crédito mal administrado conducirá a mora o impago. La política de crédito afecta directamente el ciclo comercial cuyos participantes claves son la compañía, sus clientes y sus proveedores. Cualquier rompimiento o defecto de este ciclo, en cualquier punto puede interrumpir el flujo de fondos y mercancías e impactar negativamente a todos sus participantes. En la política de crédito se debe describir el flujo de información, mercancías y servicios requiriéndose de un plan detallado de la relación Compañía-Cliente. Se debe definir, como la organización interactúa con el cliente y detallar como los departamentos de mercadeo, crédito, ventas y cobranzas trabajarán como un solo equipo siendo un esfuerzo unificado crítico para el éxito. DEFINICION Es una forma de transacción comercial basada en la confianza que se le otorga a una persona o empresa, por lo cual se transfiere o se obtiene, en forma real, bienes o servicios, con la promesa de pago en dinero efectivo o con otros bienes, en una u otras fechas determinadas, según acuerdo de obligaciones recíprocas. ETAPAS DE APROBACION DE UN CREDITO ESTUDIO DE LA SOLICITUD Comprende la verificación de los datos contenidos en la solicitud. Se hace con la investigación comercial, Para que esta investigación sea efectiva es necesario que sea hecha por expertos en esta técnica (personas naturales o jurídicas) y que no se limite a llamar telefónicamente. Cuando el solicitante sea de cierta magnitud y/o también lo sea el monto de la solicitud de crédito, debe hacerse el análisis financiero, que nos señalará elementos muy importantes para la toma de decisiones, como son la capacidad y el capital del solicitante. OTORGAMIENTO O NEGACIÓN DEL CRÉDITO Basado en los resultados de la investigación comercial, y del análisis financiero, en las políticas de crédito de la empresa y en su propio criterio, el gerente de crédito decidirá si otorga o niega el crédito solicitado. VENTAJAS Y PELIGROS. El uso cada vez más frecuente del crédito es un signo evidente de la importancia que éste adquiere en el mundo de los negocios. Se estima que entre un 90 o un 95% de las transacciones comerciales se emplean en alguna forma modalidades de crédito. El éxito o fracaso del crédito depende en gran medida de la destreza con que se maneje: Es instrumento positivo en la medida en que lo sean las personas que lo usen. . No solo cómo otorgar crédito es de importancia: También lo es saber decidir si conviene otorgar el crédito solicitado. ELEMENTOS ESENCIALES DEL CRÉDITO Y SUS CONSECUENCIAS Son muchas y variadas las definiciones que existen sobre el crédito. Del análisis de todas ellas se puede deducir los elementos básicos del crédito: Futuro: Doy hoy un bien o servicio para ser recuperado después. Riesgo: En toda operación de crédito el acreedor asume la contingencia de que el deudor no le pague. Confianza: La etimología de la palabra crédito así lo demuestra: creditum es el participio pasado del verbo latino credere que significa tener confianza, confiar, creer. CONSECUENCIAS De estos tres elementos básicos se desprenden estas consecuencias: El arte del correcto otorgamiento del crédito consiste en no correr riesgos innecesarios e irrazonables, esto se logra estudiando adecuadamente al solicitante. El ejecutivo de crédito debe conocer hasta donde le sea posible el futuro del solicitante, ya que de él depende en gran parte el pago. Como lograrlo? Estudiando detenidamente al solicitante. Como confiar en la palabra del solicitante, si lamentablemente, en la mayoría de los casos, ésta ya no vale? Estudiando al solicitante. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN COMERCIAL Y ACTITUDES DEL INVESTIGADOR COMERCIAL Debemos saber utilizar algunas actitudes y adoptar determinadas relaciones con los entrevistados, para lograr su buena voluntad a fin de que no sólo suministren la información que deseamos, sino que lo hagan en forma amplia y veraz. Se debe revisar si la solicitud ha sido debidamente llenada, no sólo en la totalidad de los datos allí contenidos, sino en su claridad. Con esto se evitará perder tiempo o no poderla diligenciar en su totalidad. ¿Cuáles son las actitudes que ayudan a lograr unos buenos resultados con los entrevistados? Relaciones Humanas: Normalmente se consigue mucho más con las buenas maneras, el tacto, la amabilidad, la cortesía, calor humano, que con la fuerza. Procurar una agradable modulación de la voz. saludar, agradecer de antemano la colaboración, no alargarse demasiado en la entrevista, evitar preguntar en forma mecánica, son expresiones de estas buenas relaciones humanas. Motivar: Esto quiere decir "dar un motivo para que alguien haga algo". Es demostrarle al otro lo que sale ganando en la relación con nosotros; es ganar su buena voluntad. Jamás debemos olvidar que el ser humano nunca obra si no tiene motivos. Dejar que el entrevistado hable. En la mayoría de los casos él seguramente nos dirá cosas de importancia, que no esperábamos y que nos serán útiles, Preguntar y dejarlo hablar sin interrumpirlo, pero fijándonos bien en lo que nos dice y en aquello sobre lo que posteriormente podremos repreguntar. Saber escuchar: Por qué no escuchamos? Las principales causas pueden ser, entre muchas, éstas: - Porque menospreciamos al otro o lo sobre valoramos: creemos que lo que se nos va a decir no tiene importancia o le damos demasiada y nos acomplejamos frente a él y el temor no nos deja escuchar. Esto último puede acontecerle al investigador comercial cuando su entrevistado es persona importante. - Porque no nos concentramos en lo que se nos está diciendo. Dejamos al otro hablar sólo. Así no hay diálogo, sino monólogo. En este error podemos incurrir especialmente cuando estamos física o mentalmente cansados, o cuando tenemos muchas cosas que hacer simultáneamente, pues tenemos la mente en otra parte. - Porque creemos saber lo que se nos va a decir oímos apenas la primera parte y cerramos la mente al resto. No discutir: Recordemos que en la investigación comercial lo que nos interesa es conocer una serie de verdades y no exponer nuestro punto de vista. Adaptarse al entrevistado: En su trabajo diario el investigador comercial debe tratar con personas de diversas condiciones sociales, económicas y culturales; además de sexo, edad y caracteres. Por eso será necesario que sepa adaptar su trato y cada uno. No podrá tratar a todos por igual. Para el investigador comercial podrá ser útil saber tratar a las siguientes personas, porque en su forma de ser son peculiares: ENTREVISTADO TRATO Impaciente Rápido, diligente, pronto Tímido Amable, para que no se asuste Inteligente Con conocimientos, raciocinios; sabiendo muy bien de qué se les habla y de qué nos habla. Irritable Tranquilo; con autocontrol. Irrazonable Calmado y paciente Anciano Con simpatía, respetando su edad y experiencia. Jóvenes Pensando como ellos; utilizando . inclusive, su lenguaje Extranjero Prestándole nuestra ayuda Importante Reconociéndole su dignidad Indiferente Con buenos modales Silencioso Haciéndote preguntas inteligentes Falto de conocimientos Poniéndonos a su nivel, para que nos entienda y nos considere su amigo. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA POLÍTICA CREDITICIA Depende de varios factores como necesidades de;, efectivo, volumen de ventas, condiciones del mercado, sector empresarial, etc. Pero siempre debe buscar lo que más beneficie a la empresa. Otras características inherentes a esta directriz básica son: - Evitar riesgos irrazonables e innecesarios. - Ejercer una vigilancia constante sobre las cuentas por pagar. - Emprender rápidos y eficaces esfuerzos de cobro y reaccionar rápidamente ante los indicios de peligro, que señalan la posibilidad de la pérdida de una cuenta. En general, estos deben ser los principales aspectos, que debe contener: Tiempo máximo concedido para el pago. Plazos para el pago Descuentos Compra mínima a crédito Investigación del solicitante Intereses corrientes y moratorios Cupo de crédito Cancelación de cupos. Traspasos y cambios de razón social. CLASES DE POLÍTICAS CREDITICIAS Pueden ser políticas duras o blandas. Otros las llaman estrictas o amplias, también conservadores o liberales, o restringidas o abiertas. FACTORES PARTICULARES QUE INCIDEN EN LA POLÍTICA CREDITICIA - Circunstancias sociales, políticas y económicas del país. - La situación del sector en que se trabaja. - Las necesidades de flujo de efectivo del acreedor. - Las políticas crediticias implantadas por la competencia más fuerte del sector. - Las utilidades de los productos. RELACIONES ENTRE LAS POLÍTICAS DE CREDITO Y LAS DE COBRANZAS También existen políticas de cobranzas, que están encaminadas a lograr una rápida, segura y económica recuperación de la cartera. Se entiende por política de cobranza dura aquella que no tolera la mora del cliente sino durante un lapso (más o menos 60 días). Por el contrario, cuando se tolera la mora por un lapso más largo, se trata de una política de cobranza blanda. CUALIDADES DE LAS POLÍTICAS DE CREDITO Para que una política crediticia sea eficaz se necesita que este adornada de ciertas cualidades. Entre las principales están: Claras: Para evitar interpretaciones erróneas. Uniformes: Significa que deben aplicarse a todos los clientes Flexibles:. Se deben tener en cuenta las características de cada solicitante. Adaptables: Se debe considerar el entorno del solicitante. Por ejemplo, la idiosincrasia de sus habitantes, las características económicas del territorio, etc. DIFERENCIA DE LAS POLÍTICAS DE CREDITO CON LOS OBJETIVOS, LOS PROCEDIMIENTOS Y LA PRACTICA. Con los objetivos: Toda empresa debe tener claramente definido para dónde va. Para ayudar a la obtención de estos objetivos generales, cada departamento y por consiguiente el de crédito - debe tener ciertos objetivos específicos. En el de crédito éstos podrían estar determinados en términos de volumen de ventas a clientes según las diversas clasificaciones de riesgo, relaciones con el departamento de ventas, entrenamiento y desarrollo del personal, monto del capital invertido en cuentas por cobrar, etc. Con los procedimientos: Las políticas de crédito son una guía que determina cómo manejar los diversos problemas, pero no ofrecen soluciones definitivas. En el proceso de la toma de decisiones las políticas de crédito son continuamente interpretadas y aplicadas a situaciones concretas con la ayuda de guías específicas o procedimientos, los cuales generalmente son trazados por el gerente de crédito. Con la práctica: Las políticas de crédito ofrecen un amplio campo para la aplicación del criterio del ejecutivo de crédito. Pero en la práctica esta gama de posibilidades está limitada por las personas, las situaciones y el tiempo. De ahí que, especialmente con el personal experimentado, se deba permitir que ellos también apliquen su propio criterio, aunque en algunos casos la empresa imponga limitaciones en la toma de decisiones. COMO MINIMIZAR EL RIESGO Los factores de mayor importancia que deben tenerse en cuenta para decidir si se otorga o no el crédito y bajo qué condiciones, se reúnen en lo que se ha dado llamar en el lenguaje crediticio las cuatro "c" del crédito: Carácter, Capacidad, Capital y Condiciones Externas. Cada uno de estos términos tiene una especial significación en el caso del crédito, que difiere de la aceptación general de estas palabras en el lenguaje común y corriente. Identificación plena del cliente: A pesar de parecer un detalle demasiado obvio, en muchas ocasiones no se identifica plenamente al cliente solicitante del crédito. Con frecuencia empresas y socios, que muestran alguna solidez y solvencia económica, esgrimen argumentos de tipo fiscal, de aprobación de licencias de importación o de cualquier otro, para contratar sus préstamos a través de empresas de bolsillo o de cadena de sociedad, con tales laberintos de tipo jurídico, que finalmente diluyen totalmente la responsabilidad de los directos beneficiarios del crédito. Situación legal: Es de vital importancia que el crédito se conceda con el cumplimiento de todos los requisitos legales, los cuales se basan en un adecuado estudio jurídico sobre la existencia y constitución de la compañía, limitaciones para contraer obligaciones, atribuciones del representante legal etc. Habilidad administrativa: Los montos de crédito a que pueda hacerse acreedor un cliente, entre otros aspectos, están en relación directa con la habilidad que tenga para administrarlos con eficiencia; es decir, de su eficiencia para invertirlos en una actividad productiva, para colocarlos en el mercado y para recuperar la cartera en tiempo oportuno, logrando un margen suficiente, que, a demás de permitirle cubrir los costos operativos y financieros, le proporcionen razonable utilidad Conocimiento del negocio del cliente: Las exigencias en cuanto a profundidad en el análisis de la actividad económica del solicitante dependen de la complejidad del negocio y de la cuantía del crédito. Si se trata de personas naturales o de pequeñas industrias, el simple conocimiento del cliente, unido a la trayectoria del manejo de sus negocios con el que va a conceder el crédito son elementos suficientes para decidir, Pero, a medida que crece la complejidad del negocio y/o de la cuantía del crédito, serán necesarios un análisis y una información más detenida. CAPACIDAD El deudor con moralidad cumplirá si puede; por eso el gerente de crédito, una vez investigada la personalidad del solicitante, debe preguntarse: me puede pagar? Aspectos que deben investigarse para medir la capacidad del solicitante Cuando el solicitante es persona natural - Educación, entrenamiento, experiencia y habilidad para aplicarlas al máximo rendimiento. - Edad, salud, responsabilidades personales son importantes, aunque en segundo grado - Manejo de los recursos personales; es decir, su habilidad para vivir de la renta. - Hoja de vida: El progreso dentro de la empresa demuestra una excelente capacidad. La simple- estabilidad demuestra solamente una buena capacidad. El cambio frecuente de empleo demuestra una capacidad deficiente. LIMITES DEL CREDITO Para qué sirven. Son el monto máximo de crédito que el cliente puede contraer para pagar puntualmente. Cómo fijarlos: Quizá la más acertada es la basada en las necesidades del cliente y en su capacidad de pago, pues una cosa es cuánto necesita el cliente otra cuánto puede pagar. LA COBRANZA. CONSECUENCIA DEL CRÉDITO ¿QUE ES LA COBRANZA? En toda empresa, para que sea tal. se requiere dos elementos: El capital y El trabajo De la acción conjunta y ordenada de estos dos elementos se deriva la producción (bienes o servicios). La producción se vende de contado o a crédito. El dinero por recaudar, fruto de la venta a crédito, es lo que llamamos cartera. La acción mediante la cual recuperamos la cartera es la cobranza, POR QUE ES IMPORTANTE Ventas y cobranzas son los dos puntos clave que le dan vida a una empresa. La venta a crédito se hace realmente, cuando la cuenta se acaba de pagar. Los negocios se mueven a través de la rotación de su capital. Esta rotación de capital es el número de veces que el dinero se invierte y se recupera. LOS PRINCIPIOS DE COBRANZA El crédito no es un favor que se otorga, sino un servicio que se vende. Cuando el cliente escoge nuestro servicio de crédito, sí nos hace un favor ya que hubiera podido escoger otro proveedor. El crédito es una forma de aumentar las ventas y las utilidades. Todo cliente puede cambiar. Todo buen cliente si no se le cuida puede cambiar a "cliente malo", pero si se les trata profesionalmente, son susceptibles de mejorar. La Cobranza debe generar nuevas ventas. La gestión de cobro, se debe realizar de modo que sea productiva y generadora de nuevas ventas y de incremento de buena imagen del acreedor. La cobranza debe planearse: No se debe improvisar, pues esto lleva al fracaso. Debe realizarse como un servicio y no como un convicto. Debe ser un proceso de educación al cliente y debe realizarse permanentemente con todos los deudores. Es la acción por medio de la cual el acreedor recuerda al deudor fa promesa de pago. Debe realizarse en forma amable, aun en el caso de que se realice jurídicamente. Debe hacerse con profesionalismo. Exige tacto y firmeza por parte del cobrador. Debe buscar el pago sin perder fa confianza del deudor. LAS POLÍTICAS DE COBRANZA Estas dependen de las circunstancias sociales y políticas del país y del sector empresarial, de la situación financiera, la competencia, etc. La primer política de cobranza debe ser que no sea necesario cobrar, pero naturalmente es muy difícil que se logre sin embargo este objetivo será satisfecho en mayor o menor grado según los que la empresa esté haciendo para este fin. Lo segundo que debe tenerse en cuenta que la empresa otorgue el máximo de crédito con una rápida, segura y económica recuperación. Las políticas de cobranza deben ser: Claras. Flexibles. Dinámicas. Uniformes. Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros que permitan determinar qué se debe hacer en cada caso. Deben estar orientadas a establecer un equilibrio entre gastos de gestión de cobranzas y los resultados de la misma., es decir evitar pérdidas por cuentas incobrables y buscar la mayor rotación Posible de la cartera para evitar una inversión en cuentas por cobrar que produzca efectos negativos debido a su morosidad. Toda política de cobro incide en las ventas. NORMAS DE COBRANZA. Permite identificar la forma en que el cliente debe liquidar su compra, registra todos los detalles que es necesario especificar para el buen cobro de la mercancía adquirida por los clientes. · Determinar el monto mínimo de los documentos de cobranza. · Documentar de acuerdo a las formalidades legales. · Mantener el ritmo y el plan prefijados. · Respetar la autonomía del abogado o del departamento jurídico. Hacer conocer el tiempo y la pérdida que significa la cobranza Judicial. TOMA DE DECISIONES SOBRE DETERMINADO CLIENTE Obtener información completa y objetiva tanto sobre el cliente como sobre la cuenta. · Quienes han trabajado el cliente. · Cuáles resultados se han obtenido? · Características del diente: antigüedad, importancia, etc. · Características de la cuenta: monto, atraso, intereses, etc. · Hacer el análisis en forma objetiva y no subjetiva. Determinar las posibles alternativas, de acuerdo a las políticas de cobranza de la empresa. · Cómo hacer la gestión de cobro? Carta, visita, prejurídica, jurídica? · Es conveniente castigar la cuenta? Analizar las posibles consecuencias, tanto positivas, como negativas. · Para el cliente. · Para la empresa. · Ante la competencia. · Ante el sector empresarial del cliente. Aplicar la alternativa escogida. Evaluar los resultados obtenidos. · Éxito o fracaso? · Principales causas · Es importante saber reconocer el fracaso, pues así posteriormente se podrán corregir las faltas CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO DE COBRANZAS El proceso de cobranzas debe responder a un sistema (conjunto ordenado de normas) y a un plan (conjunto de cosas, que se piensa hacer y modo de hacerlas, el plan debe establecer una rutina eficiente. Adaptable: a las diversas circunstancias. Uniforme: aplicable a todos los casos. Flexible: que permita hacer diferencias entre los diversos deudores. Progresivo: Qué aumente la presión en forma segura y gradual. ÁGIL · Hace expedita la rotación del capital. Reduce los costos de la cobranza. Reduce la pérdida de cuentas; Causa una buena imagen del acreedor. Favorece el incremento de las ventas. REGULAR Lapsos muy largos entre las etapas hacen que el deudor olvide la obligación. Evita la acumulación de deudas. Produce efecto psicológico en el deudor. SISTEMÁTICA La improvisación causa el fracaso. PRINCIPALES TÉCNICAS DE COBRO PERSUASIVO · Diálogo. En la cobranza, cuando cobramos, debemos demostrarle al deudor, mediante razonamientos de orden positivo (y no negativo) todos los beneficios que para él se derivan de ponerse al día. · Cobranza personalizada. La cobranza personalizada, consiste en que debemos motivar al deudor con argumentos racionales y emotivos que lo muevan a pagar. · Cobranza individualizada. La cobranza individualizada, supone que, cuando se cobra y para que esta gestión sea eficiente, debemos conocer hasta donde más sea posible, todo lo referente al deudor : personalidad, concreta situación que lo determina a ser este deudor y no otro; su carácter, costumbres y acciones (etopeya) , que lo hacen una persona única, exclusiva , irrepetible y distinta de cualquiera otra. · Estimular el ego. Convencer al deudor de que él nos es importante, que nos interesa, que no lo queremos perder como cliente; y que por estas razones le conviene pagar lo adeudado. · Apelar al sentido de la honradez Decimos al deudor que sabemos que. si ha incumplido ello no obedece en ningún momento a falta de honradez, sino por motivos graves ajenos a su voluntad y que por esto estamos dispuestos a ayudarle buscando con él fórmulas adecuadas para el pago. · Apelar al sentido de justicia. Exigir que el deudor cumpla puntual. · Obrar con prudente energía. En cobranza obrar con prudente energía significa que siempre debemos ser firmes, seguros ante el deudor, pero que esta firmeza debe aplicarse con prudencia, es decir, de acuerdo a las circunstancias de cada deudor. LA INVESTIGACIÓN COMERCIAL Y EL USO DEL TELEFONO Para que la investigación Comercial hecha por teléfono sea efectiva, se deben tener en cuenta tos siguientes factores: · La voz. · La actitud. · La cortesía. El ciclo de la conversación telefónica La llamada telefónica encierra un motivo, un propósito, un mensaje. Esto se realiza al hablar, escuchar y contestar. · Hablar. Cuando se habla por teléfono, se proyecta la imagen de la empresa. · Escuchar Consiste en interpretar y comprender a nuestro interlocutor en sus necesidades, sugerencias e información al desarrollar las habilidades para escuchar activamente. · Contestar. Es la confirmación oral de que se ha recibido y comprendido el mensaje. Cuando se habla por teléfono, por lo general se puede manifestar tres clases de imágenes: Agresión, sumisión o firmeza. · Agresión. Esta imagen se proyecta cuando se antepone a todo: necesidades, ideas y sentimientos personales enviar mensajes no verbales como usar voz fuerte y estridente, hablar rápidamente o con desgano, tono de voz despreciativa. · Sumisión. Cuando fácilmente se cede a las solicitudes y a los sentimientos propios y de los demás se envían mensajes no verbales como hablar suavemente y sin seguridad; tono de voz muy suave; no defender las ideas y opiniones propias. · Firmeza. Cuando se anteponen las necesidades, sentimientos e ideas personales, pero respetando también el derecho que tiene lo demás de hacer lo mismo,los mensajes no verbales que acompañan generalmente la firmeza son la voz calmada, el ritmo parejo de la voz, el interés por el interlocutor, la modulación y la vocalización clara. · Escuchar productivamente Escuchar productivamente implica cuatro pasos: escuchar, repetir, verificar y ofrecer soluciones. · Escuchar. Es dar respuesta y animar al otro a hablar. Es mantener la mente enfocada a la conversación. · Creando imágenes mentales: visualización. Esto significa que cuando se está escuchando, se deben desarrollar imágenes mentales de las cosas o de los procesos que se están describiendo. · Tomando notas: palabras claves. · Repetir. Es poner en las propias palabras las ideas básicas del mensaje del interlocutor y terminar con una pregunta. · Verificar. Consiste en resumir haciendo un recuento de los puntos más importantes de la conversación y verificando los hechos, especialmente los que se necesitarán para el trabajo de seguimiento. · Ofrecer soluciones. Se puede concluir repitiendo cuál ha sido la acción o el próximo paso acordado, cuando el interlocutor ha expuesto objeciones ciertas. El manejo adecuado de la voz por teléfono · La dicción: consiste en decir en forma clara y correcta las palabras · El ritmo. La velocidad mesurada, evitando la excesiva rapidez o lentitud y el uso adecuado de las pausas, marcan el ritmo de la conversación, haciéndola agradable y comprensible. Está deletreando nombres · La modulación. La combinación apropiada de estos aspectos logra una voz expresiva que proyecta vida a la conversación. El proceso de la comunicación telefónica. Planeación. · El propósito de la llamada: definir el asunto o el motivo de la llamada: · El momento de la llamada: precisar día y hora y su oportunidad. · Los recursos de que se dispone. Por ejemplo: información concreta, puntos por tratar, sugerencias, documentación, etc. · Los antecedentes, tales como anteriores contactos y sus resultados. · La estrategia para manejar la situación. · Quién es el interlocutor (etopeya) Organización. · Ambientación. Es "romper el hielo" a través de: · Saludo · Nuestra identificación (empresa, cargo, nombre) · Frases claves para captar la atención · Precisión de la llamada. Es identificar e) motivo de la llamada. Conviene hacerlo en forma dará. concisa y sobre todo muy cortés. Conclusión agradecemos la colaboración prestada generamos un compromiso para una posible futura comunicación finalizamos con una frase positiva que estreche la relación con el interlocutor. Por ejemplo: Retroalimentación. Es la verificación PLANEAClON DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZAS LA PLANEAClON. Es la primera y más importante de las funciones administrativas, la planeación proporciona una visión amplia y a largo plazo de la situación de la empresa, al tiempo que permite identificar su posibilidad de evolucionar en un mercado de competencia. En el departamento de crédito y cobranzas debemos manejar dos enfoques el interno y externo Enfoque Interno: En que consiste realmente nuestra actividad comercial Cuáles son nuestras fortalezas y debilidades frente a los requisitos que exige la competencia con éxito. Hacia dónde vamos? Que esperamos lograr en el futuro? Enfoque Externo: Demografía y Sicografía del cliente. Ambiente económico emergente Ambiente Empresarial competitivo global. Ambiente político y Legal. Adelantos tecnológicos. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION · La planeación es una toma de decisión anticipada. Todo plan debe ir dirigido a un objetivo específico, utilizando los recursos necesarios para obtener lo decidido. · Toda persona vinculada a la parte directiva de la empresa, debe planear. · La eficiencia de un plan se confirma en la medida en que los objetivos sean logrados a un costo racional y posible. · Los planes deben responder a las posibilidades del grupo en cuanto a recursos. · El aspecto humano es de vital importancia, un programa que atenta contra las aspiraciones, satisfacciones y posibilidades de un grupo, se deben exigir metas alcanzables para no crear resistencia desde el comienzo y por consiguiente lleva al fracaso del plan. Principios reguladores de la aplicación de la planeación para lograr la efectividad y evitar que esta se convierta en una mera actividad teórica. · Principio del Compromiso: fijar fecha de iniciación, ejecución y finalización a una decisión. Consiste en definir el tiempo para el cual se debe planear se aconseja planear por semestres. · Principio de la flexibilidad. Un plan que no contempla la posibilidad de cambiar de dirección en un momento dado, tiene mucho riesgo de fracasar. · Principio del factor limitante. El éxito de un plan depende de la habilidad del administrador para descubrir los factores que pueden impedir el cumplimiento de una decisión, debe ser objetivo, y verificar los factores limitantes. PASOS O ETAPAS DE LA PLANEACION · Formulación de Objetivos. Un objetivo se entiende como el logro final hacia el cual tienden todos los esfuerzos de un grupo, orientado por un plan, os objetivos deben ser: claros, precisos y factibles de cumplir. · Establecimiento de premisas. Debe cubrir todos los aspectos involucrados en una decisión, los concernientes al ambiente social, económico y político. · Determinación de alternativas. Es cuando debemos responder al cómo hacerlo? · Evaluación de alternativas. Se evalúa cada una alternativas, teniendo en cuenta los factores que intervienen y analizando las consecuencias que cada una de ellas produzca. · Selección de una vía. Realizados los anteriores análisis se adopta un plan. PERIODO DE LA PLANEACION · Planeación a corto y largo plazo. Va de acuerdo a cada empresa, el corto plazo es un año y el largo plazo 5 años. METAS DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA Rotación de la Cartera. Uno de los objetivos de la administración de la cartera es lograr la oportuna rotación de la cartera. O sea que se recupere dentro de los planes establecidos. El Índice de rotación de la cartera nos enseña cuál es el promedio de días en que rota la cartera y también nos indica la eficiencia con que los recursos de la empresa se están empleando en crédito. Un número alto indica una rápida rotación. Un número bajo, se puede deber a las siguientes causas: · Cobranzas lentas. Ventas en términos especiales- Variaciones en las normas de ventas en épocas especiales. Notable aumento en el volumen del negocio Crédito concedido en forma defectuosa. Monto de recaudos. · Racionalización de los costos de la cobranza. · De los costos depende en el curso futuro los procedimientos que se hayan de implantar para la recuperación de la cartera. · Los principales a tener en cuenta son: Sueldos, salarios, honorarios, portes, arriendos, servicios públicos, útiles de oficina, pérdidas de cuentas. · Disminución de cuentas incobrables · Se debe llevar control de las cuentas incobrables y mensualmente determinar su causa se pueden deber a: Ventas deficientes por: · Estudios deficientes. · No estudio · Mal otorgamiento. Administración deficiente por: · Carencia o deficiencia de análisis. · Ausencia de planes de recuperación de las cuentas. · Carencia o deficiencia de controles. Cobranza deficiente por: · Trabajo del equipo de administración de la cartera, especialmente de los cobradores, · Ausencia o deficiencia de técnicas de cobranza · Ausencia o deficiencia en las políticas de cobranza. · para las cuentas malas o Mejorando la calidad de las ventas. o Mejorando la administración de la cartera. o Mejorando la gestión de cobranza- El PLAN DE COBRANZA Características: - Futuro: es proyectar lo que se quiere obtener. - Acción: qué hacer, cómo hacerlo, quienes deben realizarlo. - Causación personal u orgánica: el futuro curso de acción será tomado por el planeador o por alguien o algunos de la organización designados por quien planeo. El plan de cobranzas debe tener las siguientes características. - Adaptable a las circunstancias. - Uniforme: aplicable a todos los casos. - Flexible; que permita hacer diferencias entre los deudores. - Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión. EXISTEN TRES CLASES DE COBRANZAS. 1. Plan para la cobranza Administrativa. Tiempo. Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza administrativa y la prejurídica. Etapas; se deben seleccionar, comunicaciones, fax, llamadas telefónicas, etc. Número de etapas; cuántas; se debe recordar que si la políticas de cobranza es dura, todo el proceso es corto y por ello el tiempo y las etapas también lo serán. Ritmo: cuál es el orden a seguir en las etapas 2. Plan para la Cobranza Prejudicial. Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza prejudicial y la jurídica. Comunicación poniendo un plazo muy corto, generalmente en horas. Se emplea el telegrama o fax. Si lo anterior no surte efecto, aviso de que la cuenta ha pasado a jurídica. Comunicación enviada por el abogado en que comunica que ha recibido la cuenta. Algunas veces especialmente cuando el proceso de cobranza administrativa ha sido corto - se ofrece un plazo corto para que se cancele. Iniciación de la demanda. 3. Plan para la Cobranza Judicial. Presentación de la demanda. Embargo Preventivo de bienes. Mandamiento del pago Remate de bienes LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA Departamento de cartera centralizado. Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones no se toman decisiones sin la previa autorización de la oficina principal o central. Departamento de cartera descentralizado. Es aquél donde las sucursales operan en forma independiente, a su actividad se basa en las políticas y en procedimientos de la Dirección Nacional de Cartera y bajo el lógico control de ésta. Ventajas de la descentralización · Permite un mejor servicio al cliente, pues se facilita el trato directo y personal con éste. Por esta razón, cuando el número de clientes crece bastante, se debe descentralizar. · Permite mejorar la eficiencia de la empresa, pues al tenerse un mejor conocimiento del diente, de sus cualidades y capacidad económica, en caso de dificultades en la recuperación de la cartera, se puede actuar en forma rápida y oportuna. Tanto en la concesión del crédito como en la gestión de cobranza se debe competir para ofrecer al cliente lo mejor y soto se puede competir en estos aspectos si se tiene un conocimiento de las prácticas comerciales de las regiones y la descentralización permite conocer estos factores. · Se puede ejercer un mayor control de la cartera y de la cobranza a nivel local, debido a la atención que se puede dar al deudor, lo que facilita la oportuna atención a todos los reclamos que presente el cliente, lo cual incidirá favorablemente en una eficiente cobranza. Desventajas de la descentralización · Aumento de costos de operación, pues exige personal y equipo adicionales. · Tendencia a establecer diferentes medios de control. · Tendencias al exceso de especialización · Incertidumbre de cuanta autoridad debe delegarse, para que sea adecuada con la necesidad de ejercer un control general suficiente UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA La ubicación del departamento de cartera en el Organigrama de la empresa, debe estar administrativamente ubicada en el área financiera y depender de ella, llámese Vicepresidencia Financiera. Dirección de Contraloría, etc..... ya que Cartera cumple funciones de ésta área. PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA · Revisión de pagos y descuentos: tener al día los estados de cuenta y para vigilar la morosidad de éstas. Los descuentos se deben evitar al máximo y si se vuelven crónicos, habrá que reportarlos a la gerencia. · Programas de cobros: Todos los funcionarios están en fa obligación de que los programas se cumplan a cabalidad. · Problemas especiales de pagos: Las actitudes especiales que se deben adoptar ante los problemas especiales de pago son tomados por el Jefe de Cartera, teniendo en cuenta tos puntos de vista de sus inmediatos y colaboradores. · Control de plazos especiales: Los plazos especiales para el pago deben concederse raramente. Cuando son concedidos, debe avisarse oportunamente a todas las personas que tengan que ver con el caso. · Manejo de Ordenes Dudosas: Los pedidos que para cobranza presentan especial dificultad por reclamos, deben ser investigados para que el Jefe determine que debe hacerse. · Servicios al cliente: Frecuentemente se reciben cartas o consultas de los clientes cobre cobranzas o sus pagos. En algunas empresas se estima que toda esta correspondencia la debe manejar el departamento de cartera, para tener un mejor conocimiento del deudor. · Fijación de las reservas para cuentas malas. Al final de cada ejercicio, el jefe de Cartera debe hacer esta reserva con la ayuda del personal auxiliar. Mantener los gastos dentro del presupuesto. · Crédito: para tratar sobre la morosidad o bondad de la cartera, las condiciones de pagos, plazos, etc. · Tesorería: para la determinación de las políticas de cobranza y el desarrollo de programas de recaudos, de tal forma que la eficiencia logre aumentar los recursos de la empresa. · Ventas: para evitar se hagan negocios con clientes que ofrezcan dudas sobre su moralidad crediticia, y en otros casos para obtener un pedido de un buen cliente. · Despachos: para cerciorarse de que efectivamente se han enviado las mercancías el cliente no se moleste. · Mercadeo: para informarle cuáles son los productos que interesan más a los clientes. · Contabilidad: para obtener datos de entrada y salida de documentos. · Personal: Para (a selección y contratación del personal del departamento así como lo referente a prestaciones sociales, vacaciones, salarios, estímulos especiales, etc. Gestiones de recuperación de cartera a través de: · Cobranza corriente. · Cobranza administrativa especial, que está conformada por: visitas del Gerente o Jefe de Cartera en casos especiales a deudores; vigilancia de los créditos vigentes, de las garantías, arreglos especiales, refinanciaciones, prórrogas, etc. · Cobranza Jurídica: Gestiones efectuadas por el departamento jurídico de la empresa o por los abogados externos. · Control de pre-pagos efectuados por los clientes. EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA El número de personas que deben conformar el Departamento de Cartera depende del tamaño de la empresa, y del número de dientes que tenga. Como norma general debe aplicarse según criterio del Gerente de Cartera, contar con un grupo de personas preparadas y suficientes para cumplir con su principal tarea, que es analizar detenidamente la situación de la cartera e implantar los correctivos necesarios para mejorar la situación. Cuando el número es grande de cobradores se debe contar con Supervisores, EL SUPERVISOR DE COBRANZA Debe ser una persona que tenga no solamente los conocimientos básicos sobre administración de cartera y técnicas de cobro, sino además posea amplios principios sobre lo que es supervisar y los elementos de sicología, necesarios para poder conocer y orientar a los cobradores. PERFIL DE LOS COBRADORES. · Deben ser personas con buen nivel académico y de extracción social media, por lo menos; con suficientes capacitación, que haga de ellos verdaderos profesionales y no unos mensajeros o recoge-cheques. · Si de algunas cualidades debemos hablar en especial, deberíamos referirnos a las Relaciones Humanas y a la Seguridad en sí mismos, nacida del conocimiento del valor intrínseco de la persona humana. · Entrenamiento del personal, estas personas deben actualizarse permanentemente. El contar con personas de alto nivel permitirá una mayor productividad, lo cual redundará en el beneficio general de la empresa. · En cuanto a la capacitación de los cobradores deben recibiría completa no solo en lo que trate a técnicas de cobro sino la misma inducción que reciben tos representantes de ventas · La capacitación, cualquiera sea el tema que se trate, nunca debe dejar de lado e! aspecto humano de los participantes, de quienes debemos lograr que sean, antes que técnicos, hombres integrales, por esta razón se debe cuidar también del aspecto espiritual. LA REMUNERACIÓN DEL COBRADOR Si planeamos que el cobrador idóneo y capacitado es realmente un profesional, su remuneración debe ser acorde con esta situación. · Salario: Se hace necesario distinguir entre quienes han adquirido un título profesional y quienes tan solo cuentan con una preparación a nivel de secundaria o primaria. · Estímulos. Eventos donde se estimule al cobrador entre grupos. · Otros estímulos: Becas para estudio, Ascensos. Delegación de responsabilidades, Facultades especiales. PERFIL DEL COBRADOR PROFESIONAL · Confianza en sí mismo. Que nace del conocimiento que tiene de su valor como ser humano, respeto por la propia dignidad y la de los demás. · Iniciativa; Hacer en el momento preciso sin esperar orden del superior · Prudencia. · Puntualidad · Constancia · Presentación Personal Adecuada, · Espíritu de Colaboración · Conocimientos de sicología- · Lealtad a su Empresa · Cultura Adecuada · Facilidad de expresión · Memoria. · Inteligencia · Conocimiento: de sí mismo, de sus clientes, de su empresa, Técnicas de Cobranza, de Relaciones Públicas. · Vocación. RELACIONES ENTRE CARTERA Y LOS DEMÁS DEPARTAMENTOS Con Ventas: · Tener claro el concepto de que ventas responden a intereses de clientes, que requieren rapidez en el trámite de sus solicitudes de crédito. · Contar con investigadores de créditos responsables y eficientes, que estudien a fondo los estudios, los cuestionarios y hagan reportajes fidedignos y documentados. · No tener la mentalidad de que solamente se puede dar crédito a clientes triple A. · No suspender el crédito a un cliente sin notificarlo a ventas y sin haberle dado a ese departamento la oportunidad de conseguir el pago. · No tratar Al solicitante de crédito como a quien pide un favor, sino como a quien viene a comprar un servicio. · Jamás desacreditar a Ventas. Se deben ventilar internamente los problemas. · Visitar personalmente a los clientes más importantes. · Tramitar lo más rápido posible. · Explicar el por que del rechazo de una solicitud para poder dar explicación al cliente. · Analizar con criterio de ventas la solvencia del cliente y establecer los cupos. · Confiar en las razones expuestas por ventas y conferirte responsabilidades en el manejo de clientes difíciles. · Informar periódicamente sobre principales fallas en selección de clientes. Con Cobranzas. · Suministrar toda información que ayude a la recuperación de cartera y que se torne rápida, segura y económica. · Colaborar con vendedores en casos especiales para cobro de cuentas de difícil cobro. Con Sistemas: · Suministrar pronta y verazmente información necesaria para que se pueda realizar eficientemente su trabajo. · Sugerir programas que ayuden a la correcta administración de la cartera (planeación, organización, dirección y control). Con Relaciones Públicas. · Cuidar la imagen de la empresa con tos clientes. · Comunicar lo que los clientes piensan positiva o negativamente de la empresa. · Sugerir planes o programas que mejoren la imagen de la empresa. Con Financiera: · Colaborar par que se cumplan metas fijadas por este departamento. · Observar fielmente las normas trazadas por este departamento. EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE CARTERA Controlar es vigilar que los resultados prácticos se conformen lo más exactamente posible con los planes, es estimular para alcanzar no sólo los objetivos empresariales sino los individuales de autorrealización y de satisfacción en el trabajo Lo anterior implica el siguiente proceso: · Conocer los objetivos. · Conocer las motivaciones que tiene el personal para alcanzarlos. · Comparar los resultados con tos planes. · Identificar las desviaciones. · Averiguar sus causas. · Poner en práctica acciones correctivas necesarias tendientes a lograr objetivos. OBJETIVOS DEL CONTROL DE LA CARTERA · Revisar la fiel aplicación de los estímulos: Si la empresa cumple se palpa un mejoría en la recuperación se podría estudiar modificaciones en el proceso de cobranza y en el otorgamiento de crédito con fines de aumentar ventas con mayores riesgos. · Realizar correctamente el plan financiero · Ajustar la política de crédito a las posibilidades de la empresa. · Evaluar cambios en las políticas de cobranza administrativa y prejudicial · Analizar los costos de operación CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Las cuentas y documentos por cobrar representan derecho a reclamar efectivo y otros bienes y servicios, como consecuencias de prestamos y otras operaciones a crédito, las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, propietarios directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones afectadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes se deben registrar por separado. Al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor. Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúe a su valor presente, tanto de los recursos como los hechos económicos que lo afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida, con sujeción a las normas técnicas son criterios de modificación aceptados: El valor Histórico: representa el importe original consumido, u obtención en efectivo o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico, ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. El valor Actual: O de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente que se consumirá para reponer o se requiere par liquidar una obligación en el momento actual. El valor de Realización: O de mercado es el que resulta de deducir el valor de mercado, los gastos directamente imputables a la conversión del activo a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte, y empaque. El valor Presente: O descontado es el que representa las entradas ó salidas netas en efectivo o en su equivalente que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada, o a falta de esta la tasa efectiva, promedio de captación de los bancos y corporaciones financieras para la expedición de certificados de depósito a término con un plazo de 90 días (D.T.F.), la cual es certificada periódicamente por el Banco de la República. REVELACIONES SOBRE RUBROS DEL BALANCE GENERAL: Se deben revelar la naturaleza y cuantía de: · Principales Inversiones Temporales y permanentes con indicación de su valor de Realización. · Principales clases de cuentas y documentos por cobrar indicando el movimiento de la provisión para incobrables y los documentos y cuentas a largo plazo, se deben indicar los valores recuperables en cada uno de los 5 años siguientes y las tasas de interés aplicables. · Principales clases de inventarios, métodos y bases de valuación, provisiones por cada clase. · Activos Recibidos a título de Leasing, clasificados según la naturaleza del contrato y el tipo de bienes indicando plazo, el Número y el valor de los cánones y el monto de la opción. · Activos no operativos o puestos en venta. · Obligaciones financieras indicando: Monto del Principal, intereses causados, tasas de interés, vencimientos garantías, condiciones relativas a dividendos, capital de trabajo, etc. · Obligaciones laborales y pensiones de jubilación con indicación de sus clases y cuantías, de pensiones debe revelar el No de personas cobijadas, el método actuarial usado, los beneficios cubiertos y el movimiento de las cuentas respectivas. Financiamiento a través de bonos, caso en el cual se debe indicar: Valor nominal. Primas y Descuentos. Carácter de la emisión. Monto total tanto autorizado como emitido. Plazo máximo de redención. Tasa de interés y forma de pago. Garantías y estipulaciones sobre su cancelación. El financiamiento mediante bonos obligatorios convertibles en acciones se debe indicar. · El Número de Acciones en reservas disponibles para atender la conversión. · Bases utilizadas para fijar el precio de conversión. · Bases para su conversión. · Condiciones para su conversión. · Aumento del capital suscrito originado en conversiones realizadas durante el ejercicio · Origen y naturaleza de las principales contingencias probables. · Capital proyectado comprometido y pagado e indicando derechos preferenciales, primas de colocación, aportes readquiridos o amortizaciones, informando su cantidad, valor nominal y costo de readquisición. · Utilidades o excedentes apropiados y no apropiados, Revalorización o desvalorización del patrimonio. · Dividendos, participaciones o excedentes por pagar en especie. · Preferencias y otras restricciones existentes sobre la distribución de utilidades en cuanto a remesas de las mismas al exterior se debe indicar el efectivo impositivo. · Desglose de rubros distintos de los anteriores que equivalgan a más del 5% del activo total. REVELACION DE LA EVALUACION DE LA CARTERA EN ENTES VIGILADOS POR LA SUPERBANCARIA En las notas a los Estados Financieros de cada ejercicio contable deberá revelarse en forma comparada con el ejercicio inmediatamente anterior por lo menos lo siguiente: Los montos de capital, rendimiento, cánones, corrección monetaria y otros conceptos de los crédito y contratos comerciales de consumo y de los créditos de vivienda que correspondan a cada una de las calificaciones. El valor de las garantías admisibles para cada clase de crédito. El valor de las provisiones por concepto de capital, de rendimientos, cánones, corrección monetaria y otros conceptos, provisión general. CONSTITUCION PARA LA PROVISION DE CARTERA Para determinar los resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio será necesario que se haya apropiado previamente, las partidas necesarias para atender el deprecio, desvalorización y garantía del patrimonio social. Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro, fijarse como cuota razonable hasta un Treinta y Tres (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida. CONTABILIZACION DE LAS PROVISIONES Las provisiones individual o general de cartera se formaran con cargo a Ganancias y Perdidas y deberá ajustarse anualmente la cuenta respectiva, debitando o acreditando la cuenta la diferencia. Las provisiones individual o general de cartera deberán figurar en el balance como un mayor valor de las cuentas por cobrar, en consecuencia su valor no podrá formar parte del superávit, cuando se establezca que una deuda originada en operaciones productoras de renta es incobrable o perdida deberá descargarse abonando su valor a la cuenta por cobrar y cargándolo a la provisión autorizada. DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL ACTIVO: CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CLASES: Se clasifican en atención a tres (3) criterios: Realización con el objeto social del acreedor En atención al objeto social del acreedor, las cuentas por cobrar, pueden ser comerciales y no comerciales. Naturaleza de la relación o vinculo con el deudor Son cuentas por cobrar comerciales, aquellas que se originen con ocasión de las actividades propias del objeto social. Concepto de la cuenta o documento por cobrar Son cuentas por cobrar no comerciales, aquellas que se originen con ocasión de actividades distintas del objeto social o de la novación de cuentas por cobrar comerciales. La clasificación de las cuentas por cobrar en comerciales y no comerciales debe ser utilizada para efectos de la revelación de las mismas en el balance general; Con relación a la naturaleza de la relación o vinculo con el deudor, las cuentas por cobrar se clasifican con sujeción a lo establecido en PUC. Para comerciantes y En atención al concepto de la cuenta o documento por cobrar, éstas se clasifican con sujeción a lo establecido en el PUC de cuentas para comerciantes, en aquellos casos el hecho económico no requiera ser reconocido bajo el factor anterior. CONTABILIZACION Las cuentas y documentos por cobrar se contabilizan bajo el método del costo, el cual, cuando sea el caso, se ajusta de acuerdo con la unidad de medida o moneda funcional pactada para su pago. VALUACION Los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben efectuar la valuación de los documentos y cuentas por cobrar según la clase de que se trate, de manera individual y con sujeción a lo siguiente. METODOS Las cuentas y documentos por cobrar se valúan al costo ajustado, cuando sea el caso, al tipo de cambio o valor de cotización de la moneda funcional o unidad de medida pactada para su cobro. En el evento en que el derecho incorporado al documento represente pagos en cuotas periódicas, el método de valuación aplicable es el valor presente. PERIODICIDAD Todo documento o cuenta por cobrar se debe valuar, en cualquiera de los siguientes eventos: Al cierre de cada ejercicio contable Al mes que esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios y A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de valores o a la Superintendencia de valores en cumplimiento de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios. Sean éstos intermedios o de cierre de ejercicio. PROVISION La valuación de las cuentas y documentos por cobrar comporta el análisis de la recuperabilidad de los recursos que representen, según la clase de que se trate, de manera individual y con sujeción a lo siguiente: Métodos: Para efectos de la procedencia del registro de provisiones sobre cuentas y documentos por cobrar el ente económico debe tener en cuenta el plazo o término que de acuerdo con sus propias políticas de crédito ha otorgado al tercero deudor, que en todo caso deben estar establecidas en los manuales internos del ente económico. Criterios: dentro de los actores que determinan el reconocimiento de la provisión se debe incluir la eficacia jurídica del titulo o documento, de acuerdo con las formalidades que para el efecto determine la ley en cada caso; los avales o garantías a favor del ente económico que, adicionales al título o documento mismo, minimicen el nivel de riesgo de perdida; el resultado esperado de las actividades judiciales y extrajudiciales adelantadas para su cobro, según el criterio de un profesional en la materia, y el tiempo transcurrido desde la fecha en que se haya hecho exigible el derecho incorporado o representado en el título o documento y la de evaluación de la recuperabilidad. Monto de provisiones: todo documento o cuenta por cobrar cuya recuperación constituya una pérdida probable, se debe provisionar en su totalidad o en la parte que de acuerdo con los análisis efectuados constituya una contingencia probable de pérdida. Periodicidad: el registro contable de las provisiones necesarias, como resultado del análisis de la recuperabilidad de todo documento a cuenta por cobrar, se debe efectuar en cualquiera de los siguientes eventos: Al cierre de cada ejercicio contable; Al mes que se esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios, y A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de valores o a la Superintendencia de Valores en cumplimiento del deber de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean estos intermedios o de cierre de ejercicio. DINAMICA DE LAS CUENTAS Los documentos o cuentas por cobrar que requieran provisión, se deben reclasificar a la cuenta del PUC para comerciantes que agrupe las cuentas de difícil cobro. De igual manera, el valor de las provisiones se debe registrar en la cuenta de provisiones correspondiente, con indicación de la clase de cuenta que se provisiona. PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La presentación de los documentos y cuentas por cobrar en el balance general se debe efectuar con sujeción al plazo o término pactado para su realización o recuperación. En consecuencia todo documento o cuenta por cobrar cuya realización o recuperación por cumplimiento del plazo para su pago se efectúe en el año inmediatamente siguiente al de la fecha de corte del balance general en que se revelen, se deben presentar como parte del activo corriente. En caso contrario, su valor se debe presentar como parte del activo no corriente. REVELACIONES ASOCIADAS Debe revelarse a través de notas a los estados financieros como mínimo lo siguiente: El valor y concepto de las cuentas de difícil cobro y su provisión. El valor castigado de las cuentas de difícil cobro, contra su provisión durante el ejercicio. El valor provisionado durante el ejercicio contable. El valor de aquellas cuentas y documentos por cobrar que representen un (1) año o más de edad, contado a partir de su fecha de expedición, con indicación de la operación que le dio origen y la fecha estimada o pactada de recuperación. El monto corriente y no corriente, revelando para cada caso su valor en la moneda pactada para el pago con su conversión a pesos de ser el caso. Para las cuentas y documentos por cobrar a largo plazo, el valor recuperable en dada uno de los cinco (5) años calendarios siguientes a la fecha de corte del estado financiero en que se presenten, indicando la tasa de interés que le sea aplicable. Restricciones o gravámenes indicando la obligación que garantizan el valor de la misma, y La reclasificación o traslado de las cuentas o documentos por cobrar para efectos de su presentación en el Balance General, de no corriente a corriente con indicación de los motivos o razones que fundamenten tal hecho. REQUISITOS FISCALES PARA LA DEDUCCION POR PROVISION DE DEUDAS DE DIFICIL COBRO Son deducibles para los contribuyentes que lleven contabilidad por el sistema de Causación. REQUISITOS FISCALES PARA LA DEDUCCION POR DEUDAS MANIFIESTAMENTE PERDIDAS O SIN VALOR Son deducibles para los contribuyentes que lleven contabilidad del sistema de Causación, las deudas manifiestamente perdidas o sin valor que se hayan descargado durante el año o período gravable, siempre que se demuestre la realidad de la deuda, se justifique su descargo y se pruebe que se ha originado en operaciones productoras de renta. DINAMICA DE LAS CUENTAS Débitos Por el valor de los productos, mercancías o servicios vendidos a crédito; Por el valor de las notas débito por los cheques devueltos de los bancos; Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera; Por el valor adjudicado y recibido por el suscriptor favorecido de acuerdo con el plan previsto en el contrato, ya sea por sorteo o por oferta; Por el reajuste de las cuotas netas adeudadas por el suscriptor favorecido, en la misma proporción en que varíe el precio del bien o servicio objeto del contrato. El reajuste no opera para aquellas cuotas en mora; Por el valor de la causación periódica y sistemática de las cuotas de administración en mora, y Por la cesión de derechos de acuerdo con las normas establecidas. Crédito Por el valor de los pagos efectuados por los clientes; Por el valor de las devoluciones de productos, mercancías o servicios no aceptados; Por el valor de los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto; Por los traslados a cuentas de difícil cobro; Por el valor de las notas créditos que origine el ente económico a favor de sus clientes; Por el ajuste por diferencia en cambio, de la cartera expresada en moneda extranjera. Por el saldo a favor que tenga el suscriptor favorecido en la cuenta acreedores del sistema, al momento de hacerse la entrega del bien o prestado al servicio; Por el valor de la cesión de derechos de acuerdo con las normas legales vigentes en el momento de dicha cesión, e Por el valor de las reconsignaciones de los cheques devueltos. AJUSTE POR PROVISIÓN CARTERA O ESTIMATIVO PARA DEUDA DE DIFÍCIL COBRO: El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por ventas que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. CLIENTES PROVISIONES a. Métodos para calcular el valor de la provisión: Sobre el valor de la cartera se liquida un porcentaje general Sobre el valor de las ventas a crédito se liquida un porcentaje. Analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, determinando la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. En la medida en que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligación aumenta el riesgo de cobrarla, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisión. De 0 a 3 meses 0%. De 3 meses a 6 meses 5% De 6 meses a 1 año 10% De 1 año en adelante 15% b. Contabilización de ajustes por provisión cartera: Se debe tener en cuenta que el valor de la provisión representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisión por cualquiera de los métodos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta Provisiones y se realiza el ajuste necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y la provisión según el caso que se presente, así: Si la cuenta Provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello se aumenta y debita la cuenta de gastos, y aumenta y acredita la cuenta de provisiones. c. Cancelación de documentos Incobrables: Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta Deudas de Difícil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra Provisiones. AGENCIAS DE COBRAZAS Son entidades encargadas de agilizar la gestión de cobranza a través de notificaciones a clientes que tengan obligaciones vencidas, ejerciendo presión sobre estas cuyo objetivo es la reducción de los índices de morosidad, optimizar la labor de cobranza y obtener una mayor rentabilidad. Algunas Agencias prestadoras de este servicio son: Covinoc Datacrédito Conbintrame Ltda. Corpla Ltda. Serascobra Ltda. Fenalcheque AUDITORIA EN LAS CUENTAS POR COBRAR, VENTA Y COBRANZAS Para el desarrollo de los procedimientos básicos de la auditoria de las cuentas por cobrar, ventas y cobranzas deben ser realizados como pruebas sustantivas o pruebas de cumplimiento, cuya extensión y alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Determina: · Si pueden efectuarse despachos sin ser facturados · Si pueden facturarse ventas sin ser registradas · Si pueden despacharse mercancías a clientes que representan un mal riesgo de crédito · Si pueden ocurrir errores en la facturación. · Si las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida · Si es posible el jineteo de fondos provenientes de las cobranzas, cubriendo los importes sustraídos con fondos cobrados a otras cuentas posteriormente. · Si pueden recibir cobros sin ser depositados OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determina: · La valides de las cuentas pendientes de cobro a cargo de clientes · Las deudas a cargo de socios o accionistas, funcionarios, empleados u otras personas o entidades relacionados con la empresa y probar su legitimidad. · La correcta clasificación en los estados financieros y si se presentan sobre bases uniformes con los del período anterior. · La evaluación y probabilidad de cobro. · La provisión adecuada para cubrir pérdidas por cuentas incobrables. PROGRAMA Revisa y evalúa la solidez y debilidades del control interno. FIJA LA IMPORTANCIA Y EVALUAR EL RIESGO ACEPTABLE DE AUDITORIA Y EL RIESGO INHERENTE. · La fijación de la importancia comienza cuando el auditor decide el criterio preliminar sobre la importancia de los estados financieros totales. Es importante estudiar el uso del procedimientos analíticos se utilizan para reducir la detección planeada del riesgo para todas las cuentas del balance que incluyen las cuentas por cobrar las estimaciones para cuentas incobrables y el efectivo en el banco DISEÑO Y DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS ANALITICOS: Los procedimientos analíticos se efectúan después de la fecha del balance, pero antes de las pruebas de detalles de saldos. Además de los procedimientos analíticos, también hay una revisión de las cuentas por cobrar para identificar montos mayores y poco frecuentes. El auditor revisa la lista de cuentas (Balanza de comparación de antigüedad) en la fecha del balance para determinar cuales cuentas merecen investigación adicional. PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS Las pruebas de detalles de saldos para todos los ciclos se dirigen a las cuentas del balance, pero no se pasan por alto las cuentas del estado de resultado, por que se verifican como producto secundario de las pruebas del balance. CONCORDANCIA DE LAS SUMAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR Y EL ARCHIVO MAESTRO Y EL LIBRO MAYOR La mayoría de las pruebas de auditoria de las cuentas por cobrar y las reservas para cuentas incobrable se basa en la relación de clientes por antigüedad de saldos. CUENTAS POR COBRAR REGISTRADAS · La prueba de detalles de saldos más importantes para determinar la existencia de las cuentas por cobrar registradas en la confirmación de los saldos de los clientes. Al determinar la razonabilidad del corte, se necesita un enfoque triple primero decidir los criterio apropiados para el corte, segundo evaluar para ver si el cliente ha establecido procedimientos adecuados para asegurar un corte razonable y tercero comprobar un corte razonable. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA RELACIONADOS CON EL SALDO DE CUENTAS POR COBRAR. · Las cuentas por cobrar de la relaciona de clientes por antigüedad de saldos concuerdan con los montos del archivo maestro relacionado, y el total se suma correctamente y concuerda con el mayor general. · Existen las cuentas por cobrar registradas (existencia) · Se incluye todas las cuentas por cobrar existentes (integridad) · Las cuentas por cobrar son precisas ( precisión) · Las cuentas por cobrar esta clasificadas correctamente (clasificación) · El corte para las cuentas por cobra es correcto · Las cuentas por cobrar esta expresadas a valor realizable neto · El cliente tiene derecho a las cuentas por cobrar (derechos). · La presentación y revelación de las cuentas por cobrar son apropiadas (presentación y revelación). DECISIONES DE CONFIRMACION El auditor decide el tipo de confirmación a utilizar el momento oportuno para utilizar los procedimientos, el tamaño de las muestras y las partidas individuales a seleccionar, Tipos de confirmación Se utilizan dos tipos comunes de confirmación las cuentas por cobrar: Confirmación Positiva: es una comunicación dirigida al deudor solicitando que confirme directamente si es correcto o incorrecto el saldo, conforme esta sentado en la solicitud de confirmación. Es bueno mencionar que la confirmación en blanco resulta ser más confiable que las confirmaciones que incluyen la confirmación. Confirmación Negativa: también va dirigida al deudor, pero solicita una respuesta sólo cuando el deudor esta en desacuerdo con la cantidad citada. En esta confirmación encontramos que la falta de respuesta debe tomarse como una respuesta correcta, aun cuando el deudor haya pasado por alto la solicitud de confirmación ANALISIS DE DIFERENCIAS: Cuando el cliente devuelve las solicitudes de confirmación, es necesario determinar la razón de cualquier diferencia que se reporta. En muchos casos las diferencias son ocasionadas por las diferencias en las fechas utilizadas entre los registros de los clientes del organismo o empresas auditadas y esta ultima. Los tipos de diferencias que se reportan con más frecuencia en la confirmación son los siguientes: · Ya se efectúo el pago: surgen por lo general cuando el cliente he efectuado un pago antes de la fecha de confirmación. · No se han recibido los artículos: Por lo general estas diferencias resultan por que el cliente registra la venta en la fecha de embarque y su cliente registra la adquisición cuando recibe los artículos. · Se han devuelto los artículos: la falla del cliente para registrar diferencias del registro incorrecto de devoluciones y rebaja sobre ventas. · Errores de los empleados y cantidades en conflicto: cuando el cliente indica que existe el error en precio o la mercancía esta averiada que no se ha recibido la cantidad de artículos. Cuando se han resuelto todas las diferencias es importante reevaluar la estructura del control interno se analiza cada error del cliente para determinar si es consistente o inconsistente con el nivel evaluado originalmente del riesgo de control así podremos revisar, la evaluación del riesgo de control y tomar en cuenta PROCEDIMIENTOS FACTURACIÓN · Obtenga copias de las facturas de venta por un período selecciona y compárelo contra el auxiliar respectivo. · Compruebe la secuencia numérica de las facturas correspondientes al período seleccionado en el punto anterior. · Compare las facturas revisadas contra el cargo respectivo en las cuentas individuales de los clientes. · Verifique selectivamente los precios unitarios contra catálogos o listas de precios y, en algunos casos, compruebe los cálculos y las sumas individuales. OTRAS CUENTAS POR COBRAR · Si el departamento de embarque controla los despachos de residuos de producción o de mercancías, obtenga varias órdenes de despacho que cobra tales envíos y cerciórese de que los ingresos por este concepto han sido registrados. · Si el departamento de embarque no controla tales envíos, obtenga la información pertinente por cualquier otro medio y compárelo contra el ingreso registrado. · Seleccione varios expedientes que contengan reclamos ya arreglados o en vía de arreglo por concepto de daños en transporte, perdidas aseguradas, etc. y examine los y determine si cada transacción ha sido debidamente registrada en los libros. · Seleccione varios expedientes que contengan reclamos pendientes y revísenlos para asegurarse que en verdad existen por razón satisfactoria que no haya permitido llegar un arreglo. · Revise selectivamente unas cuentas de empleados superiores y subalternos para asegurarse de que las transacciones respectivas han sido aprobadas de acuerdo con los procedimientos de la empresa. · Revise otras cuentas misceláneas por cobrar para determinar si representan partidas corrientes, de pronto reembolso. Especifique su concepto y antigüedad. · Circular los saldos de importancia relativa de otras cuentas por cobrar. REGISTRO · Obtenga una copia de la relación de cuentas por cobrar preparada por la empresa si es posible analizada por edades: pruebe las sumas y compare su total contra la cuenta de control en el mayor. · Compruebe los saldos de un numero seleccionado de cuentas tomadas del auxiliar respectivo, contra la relación de saldos arriba mencionada, comprobando el análisis por edades y probando el saldo aritméticamente desde la revisión anterior. · Investigue por un mes o más si las circunstancias así lo aconsejaren, cualquier asiento en al cuenta de control proveniente de fuente diferentes de aquellas comprobadas. · Obtenga información respecto a la política de la empresa en relación con cuentas por cobrar. · Compare los asientos en la cuenta del control de clientes desde la fecha de nuestra circularización hasta el final del período contra el libro de ventas, caja u otras fuentes, repase visualmente las partidas individuales que forman dichos asientos e investigue cualquier partida anormal. COBRANZAS · Obtenga los duplicados de los recibos de consignación bancaria por un período seleccionado de días y verifique que estén debidamente sellados por un banco como prueba de haber recibido la suma consignada. · Compare los totales de tales recibos contra los extractos bancarios y el libro de caja, observando que los depósitos sean hechos oportunamente y en las mismas especies recibidas. · Verifique el total de cada recibo de consignación contra los asientos respectivos en el registro de caja. · Compruebe si las partidas han sido abonadas a la caja individual de cada cliente, tal como aparecen registradas en caja. DOCUMENTOS POR COBRAR · Seleccione una muestra de documentos por cobrar y compare sus saldos y otros detalles contra los registros de contabilidad · Confirme selectivamente los documentos por cobrar · Por medio de cálculos, compruebe que los intereses respectivos hayan sido debidamente registrados. AUDITORIA FINAL · Verifique las sumas y coteje los saldos con el balance de comprobación y libro mayor. · Coteje las cantidades pendientes de cobro con los registros auxiliares · Pruebe selectivamente la antigüedad de las cuentas pendiente de cobro. o Solicite confirmación de las cuentas seleccionadas y obtenga duplicados y copias simples de las solicitudes de confirmación para usarlas como segundas confirmaciones y copias de control, respectivamente. o Obtenga confirmación de cantidades adecuadas por los directivos, funcionarios, empleados, accionistas o propietarios y otros. · Confirme los saldos a cargo de la matriz, subsidiaria y afiliadas, cuando no sea practico cotejar los saldos directamente con los libros de esas compañías. APLICACIÓN AL PROYECTO CREDITO DE VEHICULO 24 HORAS DEFINICION CARTERA Es una forma de transacción comercial basada en la confianza que se le otorga a una persona o empresa, por lo cual se transfiere o se obtiene, en forma real, bienes o servicios, con la promesa de pago en dinero efectivo o con otros bienes, en una u otras fechas determinadas, según acuerdo de obligaciones recíprocas. EN LAS ETAPAS DE APROBACIÓN: Se generan para el proyecto de crédito de vehiculo 24 horas igual el estudio de la solicitud, otorgamiento o negación del crédito, esto con la diferencia en tiempo de respuesta que es casi de inmediato, no como un crédito ordinario normal que podría tardar entre 3 a 5 días su respuesta al cliente. VENTAJAS Y PELIGROS El éxito o fracaso del crédito depende en gran medida de la destreza con que se maneje: Es instrumento positivo en la medida en que lo sean las personas que lo usen. En nuestro proyecto una ventaja es la agilidad en la respuesta de la operación, pero puede ser un riesgo si en esta verificación tan ágil, puede haber un error en la verificación del scoring y sus referencias presentadas. La garantía es el respaldo de la obligación pero puede generar un mal manejo de la operación y esto generaría un riesgo y una provisión innecesaria a la entidad. COMO MINIMIZAR EL RIESGO Los factores de mayor importancia que deben tenerse en cuenta para decidir si se otorga o no el crédito y bajo qué condiciones, se reúnen en lo que se ha dado llamar en el lenguaje crediticio las cuatro "c" del crédito: Carácter, Capacidad, Capital y Condiciones Externas. Queremos seguir los lineamientos específicos y otros adicionales que nos puedan ayudar a mantener o minimizar el riesgo que puede ser la colocación de una obligación en las manos de un cliente potencial, tratando de efectuar el mejor análisis para determinar los ingresos reales del cliente y su verdadera capacidad. En toda colocación siempre hay un riego en la colocación de las obligaciones por eso existe la cobranza para recuperar el activo de la entidad en nuestro caso los créditos de vehiculo que por su actividad o consecuencias no previstas el titular a disminuido su capacidad inicial de pago y esta dejando su obligación vencida. Las políticas de cobranza deben ser: Claras. Flexibles. Dinámicas. Uniformes. Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros que permitan determinar qué se debe hacer en cada caso. RESUMEN HIPOTECARIO PASOS PARA CALCULAR Y OBTENER UN CRÉDITO Lo primero es saber cuánto le prestan según los ingresos familiares. Una entidad le puede prestar máximo el 70 % del valor del inmueble si es empleado y hasta un 50% si es independiente. El resto lo puede cancelar de sus cesantías, un subsidio o ahorros; En caso de ser vivienda nueva existe la posibilidad de pagar en varias mensualidades la cuota inicial a través de un encargo fiduciario. Adicionalmente en el proceso de compra se debe determinar el valor de la vivienda que realmente se puede adquirir. Esto garantizará que se cumpla con el pago a la constructora y, posteriormente, al banco que le otorgue el crédito. 1. ¿Cuánto presta un banco?: En promedio, por cada 50 mil pesos que reciba de salario una persona, el banco le presta un millón. 2. ¿Cuánto se puede destinar para pagar las cuotas?: La primera cuota, según la ley, nunca podrá superar el 30 por ciento del salario mensual. 3. ¿En cuánto quedan las cuotas?: Esto depende del plazo del crédito y de las condiciones que se acuerden con el banco. 4. ¿Cuál es el plazo del préstamo?: Los plazos normalmente oscilan entre los 5 y 15 años. 5. ¿Cuánto se paga en total por un crédito?: Es difícil determinarlo con exactitud debido a que los intereses varían diariamente y cada crédito tiene condiciones diferentes. 6. ¿Por qué suben las cuotas?: por que los banco no pueden perder su liquidez. Además, a la UVR -que sube diariamente- se le suman las tasas de interés de los bancos. 7. ¿Cuáles son las tasas de interés?: Para las viviendas corrientes la tasa máxima es del 13,92 por ciento. En el caso de las Viviendas de Interés Social (VIS), cuyo valor máximo es de 58.549.500 pesos, la tasa máxima aplicable es del 11 por ciento. 8. ¿En dónde pedir un crédito?: Fondos de empleados, Fondo Nacional de Ahorro, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de financiamiento comercial y los bancos comerciales. 9. ¿El costo de un préstamo es igual en todas las entidades?: No. Aunque la ley fija unas tasas de interés máximas, cada entidad decide hasta donde las aplica. Por ejemplo, las cooperativas suelen prestar con unos intereses muy bajos mientras que las entidades bancarias, cobran hasta el tope permitido. APLICACIÓN AL PROYECTO CREDITO DE VEHICULO 24 HORAS En nuestro proyecto lo primero es saber si cuenta con la capacidad de pago, y se le prestaría a diferencia del hipotecario que es del 70 % en nuestro crédito seria del 100 %. La garantía a solicitar es admisible como en el crédito hipotecario. Cuanto se puede destinar para pagar las cuotas, esto seria por la capacidad del solicitante. En cuanto quedad las cuotas, esto depende del plazo del crédito y de las condiciones que se acuerden con el banco, lo mismo que un crédito hipotecario. En cuanto al plazo si hay diferencia por que el plazo máximo en vehiculo es de 5 años ( 60 meses ). A diferencia del crédito hipotecario las cuotas de un crédito de vehiculo son fijas. V. ENFOQUE CIRCULAR 100 DEL 95 REGLAS RELATIVAS A LA GESTION DE RIESGO CREDITICIO Comentarios GeneralesEn el presente capítulo se señalan los principios, criterios generales y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben observar para el diseño, desarrollo y aplicación del Sistema de Administración del Riesgo Crediticio (SARC) con el objeto de mantener adecuadamente evaluado el riesgo de crédito implícito en los activos.El SARCdebe contener políticas y procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual la entidad evalúa, asume, califica, controla y cubre su riesgo crediticio. Para ello, los órganos de dirección, administración y control de las entidades deben adoptar políticas y mecanismos especiales para la adecuada administración del riesgo crediticio, no sólo desde la perspectiva de su cubrimiento a través de un sistema de provisiones, sino también a través de la administración del proceso de otorgamiento de créditos y permanente seguimiento de éstos.El SARC debe contar con procesos para la identificación, medición y control del RC. En ellos se deben definir en forma clara y expresa las responsabilidades de cada uno de los funcionarios y organismos internos involucrados en dicha administración, así como los sistemas de seguimiento de ésta, contemplando la adopción de medidas frente a su incumplimiento APLICACION A MI ENTIDAD Reglas relativas a las distintas modalidades de créditoPara propósitos de información, evaluación del RC, aplicación de normas contables y constitución de provisiones, entre otras, la cartera de créditos se debe clasificar en las siguientes modalidades:· Comercial· Consumo· Vivienda· MicrocréditoDentro de la metodología interna las anteriores modalidades pueden subdividirse en portafolios.Se deben clasificar en la modalidad que corresponda a cada uno de los créditos, las comisiones y cuentas por cobrar originadas en cada tipo de operación.Créditos comercialesPara los efectos del presente capítulo, se definen como créditos comerciales los otorgados a personas naturales o jurídicas para el desarrollo de actividades económicas organizadas, distintos a los otorgados bajo la modalidad de microcrédito.Créditos de consumoPara los efectos del presente capítulo, se entiende por créditos de consumo, independientemente de su monto, los otorgados a personas naturales para financiar la adquisición de bienes de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales o empresariales.Créditos de viviendaPara los efectos del presente capítulo, son créditos de vivienda, independientemente del monto, aquéllos otorgados a personas naturales destinados a la adquisición de vivienda nueva o usada, o a la construcción de vivienda individual.De acuerdo con la Ley 546 de 1999, estos créditos deben tener las siguientes características:1 Estar denominados en UVR o en moneda legal.2 Estar amparados con garantía hipotecaria en primer grado, constituida sobre la vivienda financiada.3 El plazo de amortización debe estar comprendido entre cinco (5) años como mínimo y treinta (30) años como máximo.4 Tener una tasa de interés remuneratoria, la cual se aplica sobre el saldo de la deuda denominada en UVR o en pesos, según si el crédito está denominado en UVR o en moneda legal, respectivamente. La tasa de interés remuneratoria será fija durante toda la vigencia del crédito, a menos que las partes acuerden una reducción de la misma y deberá expresarse únicamente en términos de tasa anual efectiva. Los intereses se deben cobrar en forma vencida y no pueden capitalizarse.5 El monto del crédito podrá ser hasta del setenta por ciento (70%) del valor del inmueble. Dicho valor será el del precio de compra o el de un avalúo técnicamente practicado dentro de los seis (6) meses anteriores al otorgamiento del crédito. En los créditos destinados a financiar vivienda de interés social, el monto del préstamo podrá ser hasta del ochenta por ciento (80%) del valor del inmueble.6 La primera cuota del crédito no podrá representar más del treinta por ciento (30%) de los ingresos familiares, los cuales están constituidos por los recursos que puedan acreditar los solicitantes del crédito, siempre que exista entre ellos relación de parentesco o se trate de cónyuges o compañeros permanentes. Tratándose de parientes deberán serlo hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y único civil.7 Los créditos podrán prepagarse total o parcialmente en cualquier momento sin penalidad alguna. En caso de prepagos parciales, el deudor tendrá derecho a elegir si el monto abonado disminuye el valor de la cuota o el plazo de la obligación.8 Los inmuebles financiados deben estar asegurados contra los riesgos de incendio y terremoto.MicrocréditoPara los efectos del presente Capítulo son microcréditos el conjunto de operaciones activas de crédito otorgadas a microempresas cuyo saldo de endeudamiento con la respectiva entidad no supere veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.Por microempresa se entiende toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, cuya planta de personal no supere los diez (10) trabajadores o sus activos totales sean inferiores a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes. “Las siguientes entidades están obligadas a adoptar un SARC: establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, cooperativas financieras, organismos cooperativos de grado superior y todas aquellas entidades vigiladas por la SFC que dentro de su objeto social principal se encuentren autorizadas para otorgar crédito.1. PRINCIPIOS Y CRITERIOS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO EN LA CARTERA DE CRÉDITOS1.1. Riesgo crediticio (RC)El RC es la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones.1.2. Obligación de evaluar el RC mediante la adopción de un SARCLas entidades vigiladas deben evaluar permanentemente el riesgo incorporado en sus activos crediticios, tanto en el momento de otorgar créditos como a lo largo de la vida de los mismos, incluidos los casos de reestructuraciones. Para tal efecto, las entidades deben diseñar y adoptar un SARC.1.3. Elementos que componen el SARCEl SARC debe contar al menos con los siguientes componentes básicos:- Políticas de administración del RC- Procesos de administración del RC- Modelos internos o de referencia para la estimación o cuantificación de pérdidas esperadas- Sistema de provisiones para cubrir el RC- Procesos de control interno1.3.1. Políticas de administración del RCLas políticas de administración del RC deben ser adoptadas por la junta directiva o el consejo de administración, tratándose de las cooperativas financieras, definiendo con claridad y precisión los criterios bajo los cuales la organización debe evaluar, calificar, asumir, controlar y cubrir el RC. Igualmente, la junta directiva o el consejo de administración, debe establecer los mecanismos y controles necesarios para asegurar el cumplimiento estricto de dichas políticas y de las normas que le son aplicables al proceso de administración del RC contenidas en este capítulo.Las políticas de administración del RC deben contemplar como mínimo los siguientes aspectos:1.3.1.1. Estructura organizacionalLas entidades deben desarrollar una estructura organizacional apropiada para la administración del RC. Para el efecto, deben establecer y preservar estándares que permitan contar con personal idóneo para la administración de riesgos. De igual forma, deben quedar claramente asignadas las responsabilidades de las diferentes personas y áreas involucradas en los respectivos procesos, y establecerse reglas internas dirigidas a prevenir y sancionar conflictos de interés, a controlar el uso y a asegurar la reserva de la información.Las entidades deben tener y aplicar la infraestructura tecnológica y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del RC, los cuales deben generar informes confiables sobre dicha labor.1.3.1.2. Límites de exposición crediticia y de pérdida toleradaLas políticas deben incluir las pautas generales que observará la entidad en la fijación, tanto de los niveles y límites de exposición (iniciales y potenciales) de los créditos totales, individuales y por portafolios, como de los cupos de adjudicación y límites de concentración por deudor, sector o grupo económico.1.3.1.3. Otorgamiento de créditoLas políticas deben precisar las características básicas de los sujetos de crédito de la entidad y los niveles de tolerancia frente al riesgo, discriminar entre sus potenciales clientes para determinar si son sujetos de crédito y definir los niveles de adjudicación para cada uno de ellos.1.3.1.4. GarantíasLas políticas deben definir criterios para la exigencia y aceptación de garantías para cada tipo de crédito. En lo que se refiere a avalúos de los bienes recibidos en garantía, la política debe contener criterios de realización de avalúos que se refieran a su objetividad, certeza de la fuente, transparencia, integridad y suficiencia, independencia y profesionalidad del avaluador, antigüedad y contenido mínimo del avalúo.1.3.1.5. Seguimiento y controlLas entidades deben tener un sistema de seguimiento y control del RC de los diferentes portafolios, lo cual implica un proceso continuo de clasificación y recalificación de las operaciones crediticias consistente con el proceso de otorgamiento. Las políticas deben precisar la frecuencia del seguimiento y señalar los criterios de calificación.1.3.1.6. Constitución de provisionesLas políticas deben prever sistemas de cubrimiento del riesgo mediante provisiones generales e individuales que permitan absorber las pérdidas esperadas derivadas de la exposición crediticia de la entidad y estimadas mediante las metodologías y análisis desarrollados en el SARC.Las políticas de provisiones deben considerar explícitamente los ajustes contra-cíclicos de los modelos, de manera que en los períodos de mejora en la calidad crediticia se constituyan mayores provisiones de las que serían necesarias en tales condiciones, a fin de compensar, al menos en parte, las que deberían constituirse en períodos de deterioro en la calidad crediticia.Estos ajustes pueden hacerse mediante provisiones individuales y/o provisiones generales. En caso de que el ajuste contra-cíclico se efectúe individualmente, dicho ajuste deberá registrarse independientemente para cada crédito. 1.3.1.7. Recuperación de cartera Las entidades deben desarrollar políticas y procedimientos que les permitan tomar oportunamente medidas para enfrentar incumplimientos con el objeto de minimizar las pérdidas. Estas políticas deben ser diseñadas con base en la historia de recuperaciones y las variables críticas que determinan la minimización de las pérdidas. La información sobre los resultados de estas políticas debe ser almacenada como insumo para el afinamiento de los modelos desarrollados para el seguimiento y estimación de pérdidas. 1.3.1.8. Políticas de las bases de datos que soportan el SARC Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1.3.3.1 del presente capítulo sobre la extensión de las bases de datos que se emplearán en la construcción de los modelos internos para la medición del riesgo de crédito de los diversos portafolios, las demás bases de datos que empleen las entidades en el proceso de administración del riesgo crediticio p. ej., otorgamiento, seguimiento, cobranza etc., deben tener una longitud mínima de siete (7) años. Las entidades cuyas bases de datos no cumplan con la longitud exigida en el presente numeral, deberán presentar ante esta Superintendencia dentro de los seis meses siguientes a vigencia de la presente circular, un plan de ajuste en el cual se expongan los procedimientos y fechas en las cuales se logrará cumplir con este requisito. Etapa de otorgamiento El otorgamiento de crédito de las entidades debe basarse en el conocimiento del sujeto de crédito o contraparte, de su capacidad de pago y de las características del contrato a celebrar entre las partes, que incluyen, entre otros, las condiciones financieras del préstamo, las garantías, fuentes de pago y las condiciones macroeconómicas a las que pueda estar expuesto. Como mínimo en el proceso de otorgamiento se deben considerar los siguientes parámetros: a. Información previa al otorgamiento de un crédito Las entidades vigiladas deben facilitar el entendimiento por parte del deudor potencial de los términos y condiciones del contrato de crédito. Por lo tanto, antes de que el deudor firme los documentos mediante los cuales se instrumente un crédito o manifieste su aceptación, la entidad acreedora debe suministrar al deudor potencial en forma comprensible y legible, como mínimo, la siguiente información: - Tasa de interés, indicando la periodicidad de pago (vencida o anticipada) y si es fija o variable a lo largo de la vida del crédito, indicando su equivalente en tasa efectiva anual. Si la tasa es variable, debe quedar claro cuál es el índice al cual quedará atada su variación y el margen La base de capital sobre la cual se aplicará la tasa de interés. - Tasa de interés de mora. - Las comisiones y recargos que se aplicarán. - El plazo del préstamo (períodos muertos, de gracia, etc.). - Condiciones de prepago. - Los derechos de la entidad acreedora en caso de incumplimiento por parte del deudor. - Los derechos del deudor, en particular los que se refieren al acceso a la información sobre la calificación de riesgo de sus obligaciones con la entidad acreedora, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2.4.4 de este capítulo. - En general, toda la información que resulte relevante y necesaria para facilitar la adecuada comprensión del alcance de los derechos y obligaciones del acreedor y los mecanismos que aseguren su eficaz ejercicio. b. Selección de variables y segmentación de portafolios En el proceso de otorgamiento se deben establecer, para cada uno de los portafolios identificados, las variables que con mayor significancia permitan discriminar los sujetos de crédito que se ajustan al perfil de riesgo de la entidad. La selección de estas variables de discriminación y la importancia relativa que se dé a cada una de ellas debe ser un elemento determinante tanto en el otorgamiento como en el seguimiento de los créditos de cada portafolio. En tal sentido, la metodología implantada debe considerar la combinación de criterios cuantitativos y cualitativos, objetivos y subjetivos, de acuerdo con la experiencia y las políticas estratégicas de la entidad. Esta metodología debe ser evaluada como mínimo dos (2) veces al año, al finalizar los meses de mayo y noviembre, con el fin de verificar su idoneidad, al igual que la relevancia de las variables. Los procesos de segmentación y discriminación de los portafolios de crédito y de sus posibles sujetos de crédito, deben servir de base para su calificación. De igual forma, las metodologías y procedimientos implantados en el proceso de otorgamiento deben permitir monitorear y controlar la exposición crediticia de los diferentes portafolios, así como la del portafolio agregado, de conformidad con los límites establecidos por la junta directiva o el consejo de administración. Se deben señalar criterios sobre la forma como se orienta y diversifica el portafolio de crédito de la entidad, evitando una excesiva concentración del crédito por deudor, sector económico, grupo económico, factor de riesgo, etc. c. Capacidad de pago del deudor La evaluación de la capacidad de pago esperada de un deudor o proyecto a financiar es fundamental para determinar la probabilidad de incumplimiento del respectivo crédito. Para estos efectos, debe entenderse que el mismo análisis debe hacérsele a los codeudores, avalistas, deudores solidarios y, en general, a cualquier persona natural o jurídica que resulte o pueda resultar directa o indirectamente obligada al pago de los créditos. Para evaluar esta capacidad de pago la entidad prestamista debe analizar al menos la siguiente información: - Los flujos de ingresos y egresos, así como el flujo de caja del deudor y/o del proyecto financiado o a financiar. - La solvencia del deudor, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. - Información sobre el cumplimiento actual y pasado de las obligaciones del deudor. La atención oportuna de todas las cuotas o instalamentos, entendiéndose como tales cualquier pago derivado de una operación activa de crédito, que deba efectuar el deudor en una fecha determinada, independientemente de los conceptos que comprenda (capital, intereses, o cualquier otro). Adicionalmente, la historia financiera y crediticia, proveniente de centrales de riesgo, calificadoras de riesgo, del deudor o de cualquier otra fuente que resulte relevante. - El número de veces que el crédito ha sido reestructurado y las características de la(s) respectiva(s) reestructuración(es). Se entenderá que entre más operaciones reestructuradas tenga un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación. - En la evaluación de la capacidad de pago de entidades públicas territoriales, las entidades vigiladas deberán verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en las leyes 358 de 1997, 550 de 1999 y 617 de 2000, y de las demás normas que las reglamenten o modifiquen. - Los posibles efectos de los riesgos financieros a los que está expuesto el flujo de caja del deudor y/o del proyecto a financiar, considerando distintos escenarios en función de variables económicas (tasas de interés, tasas de cambio, crecimiento de los mercados, etc.) que puedan afectar el negocio o la capacidad de pago del deudor, según el caso. Igualmente, se debe examinar la calidad de los flujos de caja teniendo en cuenta la volatilidad de los mismos. Dentro de estos riesgos se deben analizar, según resulten relevantes d. Garantías que respaldan la operación y criterios para estimar su valor y eficacia Las garantías que respaldan la operación son necesarias para calcular las pérdidas esperadas en el evento de no pago y, por consiguiente, para determinar el nivel de las provisiones. Para los propósitos de este instructivo, se entiende por garantías idóneas aquellas seguridades debidamente perfeccionadas que tengan un valor establecido con base en criterios técnicos y objetivos, que ofrezcan un respaldo jurídicamente eficaz al pago de la obligación garantizada (por ejemplo, al otorgar a la entidad acreedora una preferencia o mejor derecho para obtener el pago de la obligación) cuya posibilidad de realización sea razonablemente adecuada. No se pueden considerar como garantías idóneas las seguridades calificadas como no admisibles en el Decreto 2360 de 1993. Para evaluar el respaldo ofrecido y la posibilidad de realización de cada garantía se deben considerar como mínimo los siguientes factores: Naturaleza, valor, cobertura y liquidez de las garantías. Las entidades deben estimar los potenciales costos de su realización y considerar los requisitos de orden jurídico necesarios para hacerlas exigibles en cada caso. Cuando la garantía consista en hipoteca o prenda o, no obstante no ser real, recaiga sobre uno o varios bienes determinados, como es el caso de las fiducias irrevocables mercantiles de garantía, sólo se considerarán idóneas en función de los factores arriba indicados y para establecer su valor se deberá tomar en cuenta el de realización. El mismo criterio se aplicará, por ejemplo, en las siguientes garantías: - Garantías prendarías que versen sobre establecimientos de comercio o industriales del deudor. - Garantías hipotecarias sobre inmuebles en donde opere o funcione un establecimiento de comercio o cualquier actividad económica organizada por el garante, caso en el cual la entidad financiera debe demostrar que es posible separar el inmueble gravado del establecimiento sin que su valor de realización se afecte adversamente por dicho evento. - Garantías sobre inmuebles por destinación que formen parte del respectivo establecimiento. REGIMEN GENERAL DE EVALUACION, CALIFICACION Y PROVISIONAMIENTO DE CARTERA DE CREDITO 1. Reglas sobre calificación del riesgo crediticio Los contratos deben clasificarse en una de las siguientes categorías de riesgo crediticio: Categoría A o “riesgo normal” Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal” Categoría C o “riesgo apreciable” Categoría D o “riesgo significativo” Categoría E o “riesgo de incobrabilidad” 1.1. Categoría "A": Crédito con riesgo crediticio NORMAL. Los créditos calificados en esta categoría reflejan una estructuración y atención apropiadas. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja del proyecto, así como la demás información crediticia, indican una capacidad de pago adecuada, en términos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos. Sin embargo, las entidades deben clasificar en categorías de mayor riesgo a deudores que independientemente de que cumplan con las condiciones anteriores presenten mayor riesgo por otros factores. 1.2. Categoría "B": Crédito con riesgo ACEPTABLE. Los créditos calificados en esta categoría están aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que potencialmente pueden afectar, transitoria o permanentemente, la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja del proyecto, en forma tal que, de no ser corregidas oportunamente, llegarían a afectar el normal recaudo del crédito o contrato. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Consumo Más de 1 hasta 2 Sin embargo, las entidades deben clasificar en categorías de mayor riesgo a deudores que independientemente de que cumplan con las condiciones anteriores presenten mayor riesgo por otros factores. 1.3. Categoría "C": Crédito deficiente, con riesgo APRECIABLE. Se califican en esta categoría los créditos o contratos que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja del proyecto, que comprometan el normal recaudo de la obligación en los términos convenidos. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Consumo Más de 2 hasta 3 Sin embargo, las entidades deben clasificar en categorías de mayor riesgo a deudores que independientemente de que cumplan con las condiciones anteriores presenten mayor riesgo por otros factores. 1.4. Categoría "D": Crédito de difícil cobro, con riesgo SIGNIFICATIVO. Es aquél que tiene cualquiera de las características del deficiente, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Consumo Más de 3 hasta 6 Sin embargo, las entidades deben clasificar en categorías de mayor riesgo a deudores que independientemente de que cumplan con las condiciones anteriores presenten mayor riesgo por otros factores. 1.5. Categoría "E": Crédito IRRECUPERABLE. Es aquél que se estima incobrable. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Consumo Más de 6 Sin embargo, las entidades deben clasificar en categorías de mayor riesgo a deudores que independientemente de que cumplan con las condiciones anteriores presenten mayor riesgo por otros factores. 2. Reglas sobre provisiones 2. 1. Provisión individual 2.1.1. Provisiones para créditos de vivienda 2.1.1.1. Las entidades deben mantener en todo momento provisiones no inferiores a los porcentajes que se indican, calculadas sobre el saldo pendiente de pago: Calificación DEL CREDITO Porcentaje de provisión sobre la parte garantizada Porcentaje de provisión sobre la parte no garantizada A 1% 1% B 3.2% 100% C 10% 100% D 20% 100% E 30% 100% 2.1.1.2. Si durante dos (2) años consecutivos el crédito ha permanecido en la categoría “E”, el porcentaje de provisión sobre la parte garantizada se elevará a sesenta por ciento (60%). Si transcurre un año adicional en estas condiciones, el porcentaje de provisión sobre la parte garantizada se elevará a cien por ciento (100%), a menos que la entidad demuestre suficientemente la existencia de factores objetivos que evidencien la recuperación del crédito y las gestiones realizadas para el cobro del mismo, en este caso identificando el empleo de la vía judicial o extrajudicial, e indicando el estado del respectivo proceso. 2.1.2. Provisiones para créditos de consumo y microcrédito 2.1.2.1. Las entidades deben mantener en todo momento provisiones no inferiores a los porcentajes que se indican, calculadas sobre el saldo pendiente de pago: CALIFICACIÓN DE CREDITO PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN NETO DE GARANTIA PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN A 0% 1% B 1% 2.2% C 20% 0% D 50% 0% E 100% 0% de pago: Se entiende por porcentaje mínimo de provisión neto de garantía el porcentaje de provisión que será aplicado sobre el saldo pendiente de pago descontando el valor de las garantías idóneas, tendiendo en cuenta las reglas establecidas en el numeral 2.1.4 del presente anexo. Se entiende por porcentaje mínimo de provisión el porcentaje de provisión que será aplicado sobre el saldo pendiente de pago sin descontar el valor de las garantías idóneas. En todo caso, la provisión individual por cada calificación deberá corresponder a la suma de las provisiones que resulten de aplicar el porcentaje mínimo de provisión neta de garantía y el porcentaje mínimo de provisión. A partir del 1 de julio de 2007 y hasta el 30 de junio de 2008, las entidades deben incrementar la provisión de la cartera de consumo calificada en “A” y “B” de acuerdo a los porcentajes que más adelante se indican, calculada sobre el saldo pendiente de pago sin descontar el valor de las garantías idóneas: CALIFICACIÓN DE CREDITO PORCENTAJE adicional DE PROVISIÓN A 0.6% B 1.8% Los incrementos en las provisiones individuales de la cartera de consumo calificada en “A” y “B” originados en virtud de la aplicación de la tabla anterior, deberán estar totalmente constituidos el 30 de junio de 2008. Para tal fin, mensualmente y a partir del mes de julio de 2007 las entidades deberán provisionar la alícuota correspondiente. Para determinar el valor de la alícuota mensual se aplicará la siguiente fórmula: Cartera de créditos: Durante los doce meses: Para la cartera A: 0.6% del saldo pendiente de pago al cierre del mes respectivo _ Valor total alícuotas cartera A constituidas al cierre del mes anterior Número de meses restantes del periodo de doce meses Para la cartera B 1.8% del saldo pendiente de pago al cierre del mes Respectivo _ Valor total alícuotas cartera B constituidas al cierre del mes anterior Número de meses restantes del periodo de doce meses 2.1.2.2 Las entidades de redescuento en relación con sus créditos comerciales, de consumo y microcrédito deberán mantener en todo momento provisiones no inferiores a los porcentajes que se indican en el primer cuadro del numeral 2.1.2.1 del presente anexo. Los incrementos para los créditos de consumo establecidos en el citado numeral no serán aplicables para tales entidades. 2.1.3. Entidades a que hace referencia el numeral 2.5 del Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 Las entidades a las que hace referencia el numeral 2.5 del Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995, deberán mantener en todo momento con respecto a los créditos de vivienda una provisión no inferior a los porcentajes que se indican en el siguiente cuadro: Calificación DEL CREDITO Porcentaje de provisión sobre la parte garantizada Porcentaje de provisión sobre la parte no garantizada A 0% 0% B 1% 100% C 10% 100% D 20% 100% E 30% 100% Si durante dos (2) años consecutivos el crédito ha permanecido en la categoría “E”, el porcentaje de provisión sobre la parte garantizada se elevará a sesenta por ciento (60%). Si transcurre un año adicional en estas condiciones, el porcentaje de provisión sobre la parte garantizada se elevará a cien por ciento (100%), a menos que la entidad demuestre suficientemente la existencia de factores objetivos que evidencien la recuperación del crédito y las gestiones realizadas para el cobro del mismo, en este caso identificando el empleo de la vía judicial o extrajudicial, e indicando el estado del respectivo proceso. Con respecto a los créditos comerciales, de consumo y operaciones de microcrédito deben mantener en todo momento una provisión no inferior a los porcentajes que se indican en el siguiente cuadro, calculada sobre el saldo pendiente de pago neto de garantías: CALIFICACIÓN DE CREDITO PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN A 0% B 1% C 20% D 50% E 100% 2.1.3.1 Provisiones para cuentas por cobrar de los Intermediarios del Mercado Cambiario. (Excepto establecimientos de crédito) Los Intermediarios del Mercado Cambiario con excepción de los establecimientos de crédito, deben mantener en todo momento, en relación con sus cuentas por cobrar una provisión no inferior al porcentaje que se indica a continuación, la cual debe ser calculada sobre el saldo pendiente de pago, de acuerdo con lo dispuesto en el siguiente cuadro: CALIFICACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN A 1% B 5% C 20% D 50% E 100% 2.1.4. Efecto de las garantías idóneas 2.1.4.1. Regla general Para efectos de la constitución de provisiones individuales, las garantías sólo respaldan el capital de los créditos. En consecuencia, los saldos por amortizar de los créditos amparados con seguridades que tengan el carácter de garantías idóneas, se provisionan en el porcentaje que corresponda según lo establecido en el presente anexo, aplicando dicho porcentaje a: · Tratándose de créditos de vivienda, en la parte no garantizada, a la diferencia entre el valor del saldo insoluto y el ciento por ciento (100%) del valor de la garantía. Para la parte garantizada, al ciento por ciento (100%) del saldo de la deuda garantizado. · Tratándose de créditos comerciales, de consumo y microcrédito, a la diferencia entre el valor del saldo insoluto y el setenta por ciento (70%) del valor de la garantía. En estos casos, dependiendo de la naturaleza de la garantía y del tiempo de mora del respectivo crédito, para la constitución de provisiones sólo se consideran los porcentajes del valor total de la garantía que se indican en los siguientes cuadros: Para garantías NO hipotecarias: TIEMPO DE MORA DEL CRÉDITO PORCENTAJE 0 a 12 meses 70 % Más de 12 meses a 24 meses 50 % Más de 24 meses 0 % Para garantías hipotecarias o fiducias en garantía hipotecarias idóneas: TIEMPO DE MORA DEL CRÉDITO porcentaje 0 a 18 meses 70% Más de 18 meses a 24 meses 50 % Más de 24 meses a 30 meses 30 % Más de 30 meses a 36 meses 15 % Más de 36 meses 0 % Las cartas de crédito stand by y las garantías otorgadas por el Fondo Nacional de Garantías que cumplan las condiciones señaladas en el literal d) del numeral 1.3.2.3.1 del Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995, se toman por el 100% de su valor para efectos de la constitución de provisiones individuales las cuales se calculan de conformidad con lo señalado en el párrafo anterior. APLICACION AL PROYECTO CREDITO DE VEHICULO 24 HORAS Contenido mínimo de los procesos asignación de créditos de Vehiculo. Los procesos adoptados deben generar la información necesaria para evaluar los respectivos riesgos, apoyar la toma de decisiones y abarcar las siguientes etapas relacionadas con la operación de crédito:- Otorgamiento.- Seguimiento y control.- Recuperación.En la definición de los procesos para cada una de las etapas mencionadas la entidades debe tener en cuenta los siguientes criterios:1.Etapa de otorgamientoEl otorgamiento de crédito de las entidades se basa en el conocimiento del sujeto de crédito o contraparte, de su capacidad de pago y de las características del contrato a celebrar entre las partes, que incluyen, entre otros, las condiciones financieras del préstamo, las garantías, fuentes de pago y las condiciones macroeconómicas a las que pueda estar expuesto.En el caso de retranqueos viene implícito el conocimiento del cliente , ya que para aplicar a esta tipo de crédito se debe tener como mínimo un crédito bien manejado durante doce meses y luego de evaluar su scoring podrá ser tenido en cuenta para aplicación a la base de clientes potenciales, en el proceso de otorgamiento se deben considerar los siguientes parámetros:a. Información previa al otorgamiento de un créditoLas entidades vigiladas deben facilitar el entendimiento por parte del deudor potencial de los términos y condiciones del contrato de crédito. Por lo tanto, antes de que el deudor firme los documentos mediante los cuales se instrumente un crédito o manifieste su aceptación, la entidad acreedora debe suministrar al deudor potencial en forma comprensible y legible, como mínimo, la siguiente información:- Tasa de interés, indicando la periodicidad de pago (vencida o anticipada) y si es fija o variable a lo largo de la vida del crédito, indicando su equivalente en tasa efectiva anual. Si la tasa es variable, debe quedar claro cuál es el índice al cual quedará atada su variación y el margen.- La base de capital sobre la cual se aplicará la tasa de interés.- Tasa de interés de mora.- Las comisiones y recargos que se aplicarán.- El plazo del préstamo (períodos muertos, de gracia, etc.).- Condiciones de prepago.- Los derechos de la entidad acreedora en caso de incumplimiento por parte del deudor.- Los derechos del deudor, en particular los que se refieren al acceso a la información sobre la calificación de riesgo de sus obligaciones con la entidad acreedora.- En general, toda la información que resulte relevante y necesaria para facilitar la adecuada comprensión del alcance de los derechos y obligaciones del acreedor y los mecanismos que aseguren su eficaz ejercicio.b. Selección de variables y segmentación de portafoliosEn el proceso de otorgamiento se establecer, el portafolios identificados, las variables que con mayor significancía permitan discriminar los sujetos de crédito que se ajustan al perfil de riesgo de la entidad.Los procesos de segmentación y discriminación de los portafolios de crédito y de sus posibles sujetos de crédito, deben servir de base para su calificación. Se deben señalar criterios sobre la forma como se orienta y diversifica el portafolio de crédito de la entidad, evitando una excesiva concentración del crédito por deudor, sector económico, grupo económico, factor de riesgo, etc.c. Capacidad de pago del deudorLa evaluación de la capacidad de pago esperada de un deudor o proyecto a financiar es fundamental para determinar la probabilidad de incumplimiento del respectivo crédito. Para estos efectos, se tiene en cuenta el histórico de pagos del crédito anterior y se solicita nuevamente documentación actualizada, para evaluar esta capacidad de pago la entidad prestamista debe analizar al menos la siguiente información:- Los flujos de ingresos y egresos, así como el flujo de caja del deudor y/o del proyecto financiado o a financiar.- La solvencia del deudor, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto.- Información sobre el cumplimiento actual y pasado de las obligaciones del deudor. La atención oportuna de todas las cuotas o instalamentos, entendiéndose como tales cualquier pago derivado de una operación activa de crédito, que deba efectuar el deudor en una fecha determinada, independientemente de los conceptos que comprenda (capital, intereses, o cualquier otro). Adicionalmente, la historia financiera y crediticia, proveniente de centrales de riesgo, calificadoras de riesgo, del deudor o de cualquier otra fuente que resulte relevante.- Los posibles efectos de los riesgos financieros a los que está expuesto el flujo de caja del deudor y/o del proyecto a financiar, considerando distintos escenarios en función de variables económicas (tasas de interés, tasas de cambio, crecimiento de los mercados, etc.) que puedan afectar el negocio o la capacidad de pago del deudor, según el caso. Igualmente, se debe examinar la calidad de los flujos de caja teniendo en cuenta la volatilidad de los mismos. ANEXO 1 REGIMEN GENERAL DE EVALUACION, CALIFICACION Y PROVISIONAMIENTO DE CARTERA DE CREDITO 1. Reglas sobre calificación del riesgo crediticio Los contratos deben clasificarse en una de las siguientes categorías de riesgo crediticio: Categoría A o “riesgo normal” Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal” Categoría C o “riesgo apreciable” Categoría D o “riesgo significativo” Categoría E o “riesgo de incobrabilidad” Categoría "A": Crédito con riesgo crediticio NORMAL. Los créditos calificados en esta categoría reflejan una estructuración y atención apropiadas Categoría "B": Crédito con riesgo ACEPTABLE. Los créditos calificados en esta categoría están aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que potencialmente pueden afectar, transitoria o permanentemente. MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 2 hasta 5 Consumo Más de 1 hasta 2 Microcrédito Más de 1 hasta 2 Comercial Más de 1 hasta 3 Categoría "C": Crédito deficiente, con riesgo APRECIABLE. Se califican en esta categoría los créditos o contratos que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor. MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 5 hasta 12 Consumo Más de 2 hasta 3 Microcrédito Más de 2 hasta 3 Comercial Más de 3 hasta 6 Categoría "D": Crédito de difícil cobro, con riesgo SIGNIFICATIVO. Es aquél que tiene cualquiera de las características del deficiente, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa. MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 12 hasta 18 Consumo Más de 3 hasta 6 Microcrédito Más de 3 hasta 4 Comercial Más de 6 hasta 12 Categoría "E": Crédito IRRECUPERABLE. Es aquél que se estima incobrable. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 18 Consumo Más de 6 Microcrédito Más de 4 Comercial Más de 12 Reglas sobre provisiones Provisiones para créditos de vivienda Calificación DEL CREDITO Porcentaje de provisión sobre la parte garantizada Porcentaje de provisión sobre la parte no garantizada A 1% 1% B 3.2% 100% C 10% 100% D 20% 100% E 30% 100% Provisiones para créditos de consumo y microcrédito CALIFICACIÓN DE CREDITO PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN NETO DE GARANTIA PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN A 0% 1% B 1% 2.2% C 20% 0% D 50% 0% E 100% 0% A partir del 1 de julio de 2007 y hasta el 30 de junio de 2008, las entidades deben incrementar la provisión de la cartera de consumo calificada en “A” y “B” de acuerdo a los porcentajes que más adelante se indican, calculada sobre el saldo pendiente de pago sin descontar el valor de las garantías idóneas: CALIFICACIÓN DE CREDITO PORCENTAJE adicional DE PROVISIÓN A 0.6% B 1.8% ANEXO 2 CASOS ESPECIALES 1. REESTRUCTURACIONES Ley 617 de 2000 En las reestructuraciones que se deriven de la suscripción de Programas de Saneamiento Fiscal y Financiero en los términos de la ley 617 de 2000, se atenderán las siguientes instrucciones especiales, sin perjuicio de aquellas impartidas en el presente capítulo: 1.1. La totalidad de los rendimientos de las obligaciones reestructuradas, incluyendo aquellos que sean capitalizados y los saldos de cartera y cuentas por cobrar castigados, que no cuenten con la garantía de la Nación prevista en el artículo 63 de la Ley 617 de 2000, se contabilizarán como abono diferido en la subcuenta 272035 y serán registrados como ingreso solo en la medida en que sean efectivamente recaudados. Podrán revertirse las provisiones constituidas sobre las obligaciones objeto de reestructuración, solo cuando el deudor haya cancelado, por lo menos, dos (2) instalamentos sucesivos desde la fecha de la reestructuración y se estén cumpliendo en su totalidad los términos del Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero suscrito. Para efectos de mejorar la calificación después de las correspondientes reestructuraciones, además de estarse cumpliendo en su totalidad los términos del acuerdo, deberán atenderse las instrucciones impartidas en el presente capítulo, sin perjuicio de aquellas que por vía particular expida esta Superintendencia. 2. REESTRUCTURACIONES EXTRAORDINARIAS Las reestructuraciones que se celebraron a partir de la vigencia de la Circular Externa 039 de 1999 y hasta el 31 de diciembre de 1999, siempre que hubieran cumplido los requisitos que a continuación se establecen, se rigen por las reglas adelante indicadas: 2.1. Podrán reestructurarse todas las operaciones de crédito vigentes, así se encuentren o no al día en el pago de sus obligaciones y cualquiera sea la calificación que tenga el deudor. Las reestructuraciones deberán comprender por lo menos el ochenta por ciento (80%) del total del endeudamiento de un deudor con el sector financiero. En el caso de reestructuraciones extraordinarias que cobijen simultáneamente a varios deudores. El porcentaje anteriormente indicado se calculará sobre el endeudamiento total de todos ellos con el sector financiero. Los créditos reestructurados tendrán la tasa de interés que convengan las entidades acreedoras y el deudor Los acuerdos de reestructuración admitirán prepagos totales o parciales, sin sanciones, multas o comisiones por tales prepagos. Los créditos reestructurados tendrán las garantías que acuerden los acreedores con el deudor. La Superintendencia Bancaria podrá, en cualquier momento, ordenar modificaciones en las calificaciones o reversar provisiones de los deudores reestructurados, cuando quiera que, a su juicio, dichas mejores calificaciones o reversión de provisiones, no cuenten con la suficiente fundamentación técnica. 3. ACUERDOS DE REESTRUCTURACION Ley 550 de diciembre 30 de 1999 Desde la formalización de un acuerdo de reestructuración, los créditos nuevos que se otorguen a las empresas o entidades territoriales reestructuradas podrán ser calificados en categoría “A”. Para liberar provisiones se requiere que en desarrollo del acuerdo, la empresa reestructurada haya cancelado a la respectiva entidad financiera, por lo menos, el quince por ciento (15%) del capital adeudado a la fecha de iniciación de la negociación del acuerdo y haya atendido cumplidamente el pago de los intereses. Cuando el acuerdo se encuentre ejecutado de manera que se haya atendido el pago de los intereses y por lo menos, el treinta por ciento (30%) de los pagos a capital, la entidad financiera podrá reiniciar la causación de intereses para el resto del período del acuerdo y reversar las provisiones que tuviere constituidas. Seguimiento del acuerdo de reestructuración Cuando un acuerdo de reestructuración se llegare a incumplir, las entidades acreedoras deberán calificar de inmediato todos los créditos anteriores o posteriores a la iniciación de la negociación del acuerdo, en la categoría que tenían antes del acuerdo de reestructuración o en una de mayor riesgo. Las inversiones en la empresa como resultado de la capitalización de acreencias o de la conversión de la misma en bonos de riesgo deberán provisionarse en el porcentaje que correspondería al crédito capitalizado. Daciones en pago Cuando en los acuerdos de reestructuración se prevea que las entidades financieras reciban como pago de sus acreencias, inmuebles distintos a establecimientos de comercio o industriales, tales bienes comenzarán a provisionarse, a partir de los doce (12) meses de la fecha de suscripción del acuerdo, en alícuotas mensuales, durante los treinta y seis (36) meses siguientes y hasta por el setenta por ciento (70%) de su valor si se trata de inmuebles destinados a vivienda y durante los veinticuatro (24) meses siguientes y hasta por el ochenta por ciento (80%) de su valor si se trata de otro tipo de inmueble. Cuentas de orden En aquellos casos en que como producto de acuerdos de reestructuración o cualquier otra modalidad de acuerdo se contemple la capitalización de intereses que se encontraren registrados en cuentas de orden o de los saldos de cartera castigada incluidos capital, intereses y otros conceptos, al igual que los intereses que se generen en el futuro por estos conceptos, se contabilizarán como abono diferido en el Código 272035 y su amortización a capital se hará en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados. ANEXO 3 MODELO DE REFERENCIA DE CARTERA COMERCIAL - MRC - Consideraciones generales En el presente Anexo se establece el Modelo de Referencia de Cartera Comercial adoptado por la SFC, el cual se empleará para la evaluación y supervisión de los modelos internos presentados por las entidades y para la constitución de provisiones de acuerdo con el numeral 1.3.3.2 del presente capítulo. La fecha de aplicación obligatoria del presente modelo de referencia para las entidades será el 1º de julio de 2007 con excepción de aquellas que a esa fecha cuenten con un modelo interno no objetado. 1. EL MODELO DE OTORGAMIENTO Las entidades obligadas a implementar el SARC que realicen otorgamiento de cartera comercial, deben establecer un modelo de otorgamiento de crédito que permita clasificar y calificar sus decisiones de otorgamiento sobre todos los créditos. 2. PORTAFOLIOS DEL MRC Los procesos de segmentación y discriminación de los portafolios de crédito y de sus posibles sujetos de crédito, deben servir de base para la estimación de las pérdidas esperadas en el MRC. Así, el modelo de referencia de cartera comercial se basa en segmentos diferenciados por el nivel de los activos de los deudo Clasificación de la cartera comercial por nivel de activos Tamaño de empresa Nivel de activos Grandes Empresas Más de 15.000 SMMLV Medianas Empresas Entre 5.000 y 15.000 SMMLV Pequeñas Empresas Menos de 5.000 SMMLV res. 3. DEFINICIÓN DE INCUMPLIMIENTO EN EL MRC El incumplimiento en el MRC se presenta en los casos descritos en el literal b del numeral 1.3.3.1 del presente capítulo. 4. REGLAS SOBRE CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO Los contratos de cartera comercial deben clasificarse en una de las siguientes categorías de riesgo crediticio: Categoría AA Categoría A Categoría BB Categoría B Categoría CC Categoría Incumplimiento. Los créditos ya otorgados que no presenten mora superior a 29 días en sus obligaciones contractuales, esto es entre 0 y 29 días en mora. Los créditos ya otorgados que no presenten mora superior a 30 días e inferiores a 60 en sus obligaciones contractuales, esto es entre 30 y 59 días en mora. Los créditos ya otorgados que no presenten mora superior a 60 días e inferiores a 90 en sus obligaciones contractuales, esto es entre 60 y 89 días en mora. Los créditos ya otorgados que no presenten mora superior a 90 días e inferiores a 120 en sus obligaciones contractuales, esto es entre 90 y 119 días en mora. Sin embargo, las entidades deben clasificar en categorías de mayor riesgo a deudores que independientemente de que cumplan con las condiciones anteriores presenten mayor riesgo por otros factores. La calificación asignada al momento de otorgamiento tendrá validez sólo en el primer reporte de calificación, periodo después del cual el crédito sólo conservará esta categoría si no presentó una mora en sus obligaciones diferente a la definida para esta categoría. COMPONENTE CONTRA-CÍCLICO DEL MODELO DE REFERENCIA DE CARTERA COMERCIAL. Las políticas de provisiones deben considerar explícitamente los ajustes contra-cíclicos de los modelos, de manera que en los períodos de mejora en la calidad crediticia se constituyan mayores provisiones de las que serían necesarias en tales condiciones, a fin de compensar, al menos en parte, las que deberían constituirse en períodos de deterioro en la calidad crediticia. REGLAS SOBRE PROVISIONES La Superintendencia Financiera de Colombia actualizará las matrices en mayo de cada año, e informará a las entidades vigiladas los resultados de dicha actualización, los cuales entrarán en vigencia a partir del mes de julio del año correspondiente, en los términos que esta superintendencia determine. Provisión Total Individual La provisión total individual es el resultado obtenido al multiplicar la exposición del deudor, la PI de la matriz indicada por la SFC y la PDI correspondiente a la garantía del deudor. Provisión Individual. La provisión individual es el resultado obtenido al multiplicar la exposición del deudor, la PI de la matriz indicada por la SFC y la PDI correspondiente a la garantía del deudor. Provisión Individual Contra-Cíclica La provisión individual contra-cíclica es la que se constituye para cubrir adecuadamente las pérdidas esperadas al momento de afrontar cambios inherentes al ciclo del riesgo de crédito de los deudores. HOMOLOGACIÓN DE CALIFICACIONES DEL MRC Para efectos de los registros en los estados financieros y reportes a las centrales de información y a esta SFC, las entidades deben homologar las calificaciones del MRC, de acuerdo con las instrucciones previstas en el literal b., del numeral 2.2 del presente capítulo. ANEXO 4 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE NO OBJECIÓN PREVIAS A LA PRESENTACIÓN DE LOS MODELOS INTERNOS DE CARTERA Las entidades vigiladas interesadas en presentar para evaluación de la SFC los modelos internos correspondientes a las categorías de cartera deberán remitir junto con la solicitud de no objeción respectiva, la siguiente información básica: 1. Información especial relacionada con las políticas, procesos de administración y control interno del SARC a. El organigrama de la entidad utilizado para el desarrollo, la administración y la operación del SARC, que incluya la descripción de las áreas, comités y principales funcionarios involucrados. b. El presupuesto y el cronograma general de actividades del proyecto de implementación del SARC de la entidad. c. Los manuales o documentos de políticas y procedimientos de crédito y cartera, así como todos aquellos relacionados con el otorgamiento, seguimiento y recuperación crediticia, debidamente aprobados por la Junta Directiva o el Consejo de Administración. Esta información debe remitirse por separado en caso de que la entidad no cuente con un manual del SARC que involucre tales tópicos, documentación que en todo caso deberá estar debidamente compilada, actualizada y aprobada por los órganos sociales precitados. d. Políticas, procedimientos e instrumentos de control interno del SARC. 2. Información especial relacionada con las bases de datos y la plataforma tecnológica Las políticas aprobadas en relación con las bases de datos, la infraestructura tecnológica y los sistemas de información. La metodología de desarrollo y mantenimiento de los aplicativos y/o sistemas de información relacionados con el SARC. . El inventario de los aplicativos, módulos e interfaces que intervienen en el SARC, indicando: Motor de bases de datos. Si operan en línea o en lote (batch). Fecha de inicio en producción. Si son desarrollos internos o adquiridos, en este último caso debe señalarse el proveedor del aplicativo. Lenguaje de programación. Red de comunicaciones. Configuración. Estándares de desempeño. Inventario de los manuales de procesos y procedimientos de los sistemas de información del SARC. Los esquemas de respaldo y recuperación, así como el plan de contingencias y continuidad de la entidad para el SARC. 3. Información especial requerida en relación con los modelos internos de cuantificación de pérdidas esperadas de la cartera de créditos a. Los criterios adicionales que definen el evento de incumplimiento para cada uno de los modelos presentados para evaluación, de conformidad con lo establecido en el literal b, numeral 1.3.3.1. del presente capítulo b. La relación y descripción de las variables que forman parte de los modelos de otorgamiento y seguimiento, incluyendo aquellas relevantes que fueron excluidas en el proceso de construcción y afinamiento de los modelos. Debe indicarse claramente el subsistema de información, copia restaurada o cargue de información manual en el cual tienen origen, ubicación y transformaciones, si las hubo. c. Inventarios de los modelos de cuantificación de pérdidas esperadas, sistemas de calificación y diferencias para los distintos segmentos de cartera, si los hay. ANEXO 5 MODELO DE REFERENCIA PARA CARTERA DE CONSUMO - MRCO 1. EL MODELO DE OTORGAMIENTO Todas las entidades obligadas a implementar el SARC que tengan cartera de consumo, deben establecer un modelo de otorgamiento de crédito que permita clasificar y calificar sus decisiones de otorgamiento sobre créditos nuevos 2. SEGMENTOS DEL MRCO Los segmentos para el MRCO se definieron con base en el tipo de entidad y el producto, dando como resultado los siguientes segmentos: CFC-Automóvil: Compañías de Financiamiento Comercial (CFC) - Créditos para adquisición de automóviles CFC- Otros: Compañías de Financiamiento Comercial (CFC) - Otros créditos de consumo General-Automóvil: Establecimientos de Crédito diferentes a CFC - Créditos para adquisición de automóviles General-Otros: Establecimientos de Crédito diferentes a CFC - Otros créditos de consumo Tarjeta de Crédito: Tarjetas de Crédito** 3. DEFINICIÓN DE INCUMPLIMIENTO EN EL MRCO El incumplimiento en el MRCO se presenta en los casos descritos en el literal b del numeral 1.3.3.1 del presente capítulo. 4. REGLAS SOBRE CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO Los contratos de cartera de consumo deben calificarse en una de las siguientes categorías de riesgo crediticio: Categoría AA Categoría A Categoría BB Categoría B Categoría CC Categoría Incumplimiento. 4.1 Segmento General - Automóviles Para obtener el puntaje de los deudores que pertenecen a este segmento, las entidades deben aplicar la siguiente fórmula: Donde: AMB (Altura de mora actual entre 31-60 días): Toma valor 1 si altura de mora del cliente al momento de la calificación para este tipo de crédito en la entidad es mayor o igual a 31 días e inferior o igual a 60 días y cero si no. AMC (Altura de mora actual entre 61-90 días): Toma valor 1 si altura de mora actual del cliente al momento de la calificación para este tipo de crédito en la entidad es mayor o igual a 61 días e inferior o igual a 90 días y cero si no. MMB (Máxima Altura de Mora entre 31-60 días): Toma valor 1 si la máxima altura de mora del cliente en los últimos 3 años en la entidad y para este tipo de crédito es mayor o igual a 31 días y menor o igual a 60 días y cero si no. MMC (Máxima Altura de Mora entre 61-90 días): Toma valor 1 si la máxima altura de mora del cliente en los últimos 3 años en la entidad y para este tipo de crédito es mayor o igual a 61 días y menor o igual a 90 días y cero si no. MMD (Máxima Altura de Mora mayor a 90 días): Toma valor 1 si la máxima altura de mora del cliente en los últimos 3 años en la entidad en este tipo de crédito es mayor a 90 días y cero si no. CRB (Créditos Activos): Toma el valor 1 si el cliente al momento de la calificación tiene activos con la entidad otros créditos de consumo diferentes al del segmento. GI (Garantía Idónea): Toma valor 1 si el cliente no tiene asociada a su crédito una garantía idónea de acuerdo con la definición del literal d del numeral 1.3.2.3.1 del capítulo. Rangos de calificación. Con base en los puntajes arrojados por cada uno de los modelos para cada cliente, se busca determinar una calificación en la nueva escala establecida. Los puntos de corte de cada calificación en el puntaje producido son los siguientes: Puntaje hasta Calificación General - automóviles General - otros Tarjeta de Crédito CFC - automóviles CFC - otros AA 0.2484 0.3767 0.3735 0.21 0.25 A 0.6842 0.8205 0.6703 0.6498 0.6897 BB 0.81507 0.89 0.9382 0.905 0.8763 B 0.94941 0.9971 0.9902 0.9847 0.9355 CC 1 1 1 1 1 Las entidades podrán calificar a los deudores en categorías de mayor riesgo, cuando cuenten con elementos de riesgo adicionales que sustenten dicho cambio. El valor expuesto del activo Dentro del MRCO, se entiende por valor expuesto del activo al saldo vigente de capital, intereses, cuentas por cobrar de intereses y otras cuentas por cobrar, de las obligaciones de la cartera de consumo. Circular Externa 052 de 2004 REGLAS RELATIVAS A LA GESTION DEL RIESGO CREDITICIO a. Aprobar las políticas de la entidad en los términos del numeral 1.3.1. Las políticas de administración del RC deben ser adoptadas por la junta directiva o el concejo de administración b. Aportar los procedimientos y metodologías de otorgamiento, seguimiento del RC y de recuperación de los créditos la entidad. c. Aprobar la asignación de recursos humanos, físicos y técnicos para el adecuado desarrollo del SARC. d. Exigir De la administración, para su evaluación, reportes periódicos sobre los niveles de exposición al RC, sus implicaciones y las actividades relevantes para su mitigación. e. Señalar las responsabilidades y atribuciones asignadas a los cargos y áreas encargadas de gestionar el RC. f. Evaluar las propuestas de recomendaciones y correctivos sobre los procesos de administración. g. Aprobar el sistema de control interno del SARC, asignando con precisión las responsabilidades de las áreas y funcionarios competentes. Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad Los procesos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones: a. Diseñar los procedimientos a seguir por las áreas y cargos asignados b. Someter a aprobación de la junta directiva o del concejo de administración los procedimientos a que se refiere el literal anterior. c. El representante legal principal de la entidad, al igual que los funcionarios o áreas administrativas que éste designe son responsables de la implementación de la estrategia, desarrollando procesos y metodologías de identificación, medición, seguimiento y control del RC. d. Realizar el seguimiento permanente de la administración del RC. e. Señalar las características y periodicidad de los informes que los funcionarios y áreas encargadas. f. Adoptar los correctivos de los procesos de administración del RC que sean de su competencia y proponer los que estime convenientes. Contenido mínimo de los procesos Los procesos adoptados deben generar la información necesaria para evaluar los respectivos riesgos y abarcar las siguientes etapas relacionadas con la operación de crédito: -Otorgamiento -Seguimiento y control. -Recuperación. Se deben tener en cuenta los siguientes criterios: Etapa de otorgamiento Debe basarse en el conocimiento del sujeto de crédito o contraparte, de su capacidad de pago y de las características del contrato a celebrar entre las partes, que incluye entre otros, las condiciones financieras del préstamo, las garantías, fuentes de pago. Como mínimo se deben considerar los siguientes parámetros: a. Información previa al otorgamiento de un crédito Las entidades vigiladas deben facilitar el entendimiento por parte del deudor potencial de los términos y condiciones del contrato de crédito. Por lo tanto antes de firmar debe suministrar como mínimo, la siguiente información: -Tasa de interés, indicando la periodicidad del pago ( vencida o anticuada) y si es fija o variable a lo largo del crédito, indicando su equivalente en tasa efectiva anual. -La base del capital sobre el cual se aplicará la tasa de enteres. -Tasa de interés de mora. -Las comisiones y recargos que se aplicaran. -El plazo del crédito (períodos muertos, de gracia, etc.) -Condiciones de prepago. -Los derechos de la entidad acreedora en caso de incumplimiento por parte del deudor. -los derechos del deudor, en particular los que se refieren al acceso a la información sobre la calificación de riesgo de sus obligaciones con la entidad. b. Selección de variables y segmentación de portafolios En el proceso de otorgamientos se deben establecer, para cada uno de los portafolios identificados, las variables que con mayor significancia permitan discriminar los sujetos de crédito que se ajusten al perfil de riesgo de la entidad. Esta metodología debe ser evaluada como mínimo dos (2) veces al año. c. Capacidad de pago del deudor La capacidad de pago esperada de un deudor o proyecto a financiar es fundamental par determinar la probabilidad del cumplimiento del respectivo crédito. Para evaluar esta capacidad de pago la entidad prestamista debe analizar al menos la siguiente información: -Los flujos de ingreso y egresos, así como el flujo de caja del deudor y/o del proyecto financiado o a financiar. -La solvencia del deudor, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. -Información sobre el cumplimiento actual y pasado del as obligaciones del deudor. La atención oportuna de todas las cuotas o instalamentos, entendiéndose como tales cualquier pago derivado de una operación activa de crédito, que deba efectuar el deudor en una fecha determinada. -El numero de veces que el crédito ha sido reestructurado y las características de la reestructuración(es). Se entenderá que entre más operaciones reestructuradas tenga un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación. -En la evaluación de la capacidad de pago de entidades publicas territoriales, las entidades vigiladas deberán verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en las leyes 358 de 1997, 550 de 1999 y 617 de 2000. -Los posibles efectos de los riesgos financieros a los que está expuesto el flujo de caja del deudor y/o del proyecto a financiar, considerando distintos escenarios en función de variables económicas ( tasa de interés, tasa de cambio, crecimiento de los mercado, etc.) que puedan afectar al negocio o la capacidad de pago del deudor. Disponibilidad y requisitos de reporte de la información sobre evaluación de RC Reporte de las calificaciones de riesgo a la SBC Los resultados de las evaluaciones totales y de las actualizaciones de calificación de riesgo efectuadas por los establecimientos de crédito, deben incorporarse en los informes trimestrales de operaciones activas que se remiten a la SBC. Manejo y disponibilidad de la información Con el objeto de contar con elementos para el adecuado análisis de riesgo de que trata este capitulo, las entidades deben mantener expedientes de crédito de los respectivos prestatarios y las bases de datos que sustenten los modelos. En el crédito del prestatario deberá mantener actualizada y completa su información sociodemográfica y financiera, la información de la garantía y demás aspectos considerados. La base de datos deben mantenerse actualizadas y deben contar con un mecanismo que garantice la calidad y consistencia de la información de los clientes para hacer las evaluaciones rutinarias del RC de sus operaciones activas. Igual deben contar con mecanismos que garanticen la confiabilidad de la información. Reportes especiales de deudores reestructurados Es obligatorio reportar trimestralmente a la Superintendencia Bancaria información sobre créditos y deudores reestructurados. Información a suministrar al deudor Dentro de los diez (10) días siguientes a la respectiva solicitud del cliente, la entidad financiera acreedora deberá comunicarle la ultima calificación y clasificación de riesgo que le ha asignado, junto con los fundamentos que la justifican según la evaluación correspondiente realizada por la entidad. Sistema de actualización de datos El SARC debe contar con un sistema que permanentemente permita recoger y actualizar la información sobre la condición o situación de pago de sus deudores, así como cualquier modificación que se presente. El sistema que adopte para el efecto debe contar con: Un mecanismo que permita reflejar de manera ágil e inmediata cualquier cambio en la situación de pago del deudor. Un funcionario, designado por el representante legal principal, encargado del permanente control y seguimiento de los aplicativos de la entidad, de modo que se garantice el registro inmediato y la continua actualización de la situación de cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones de cada uno de los deudores y su oportuna remisión a las centrales de riesgo. Procedimientos adecuados y oportunos de atención de las solicitudes de actualización o rectificación de la información que presenten los clientes y usuarios. Resumen CIRCULAR EXTERNA 020 DE 2005 ( Julio 01 ) Referencia: Modificación al Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 – Modelo de Referencia de Cartera Comercial ANEXO 1 REGIMEN GENERAL DE EVALUACION, CALIFICACION Y PROVISIONAMIENTO DE CARTERA DE CREDITO 1. Reglas sobre calificación del riesgo crediticio Los contratos deben clasificarse en una de las siguientes categorías de riesgo crediticio: · Categoría A o “riesgo normal” · Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal” · Categoría C o “riesgo apreciable” · Categoría D o “riesgo significativo” · Categoría E o “riesgo de incobrabilidad” 1.1. Categoría "A": Crédito con riesgo crediticio NORMAL. 1.2. Categoría "B": Crédito con riesgo ACEPTABLE. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 2 hasta 5 Consumo Más de 1 hasta 2 Microcrédito Más de 1 hasta 2 Comercial Más de 1 hasta 3 1.3. Categoría "C": Crédito deficiente, con riesgo APRECIABLE. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 5 hasta 12 Consumo Más de 2 hasta 3 Microcrédito Más de 2 hasta 3 Comercial Más de 3 hasta 6 1.4. Categoría "D": Crédito de difícil cobro, con riesgo SIGNIFICATIVO. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 12 hasta 18 Consumo Más de 3 hasta 6 Microcrédito Más de 3 hasta 4 Comercial Más de 6 hasta 12 1.5. Categoría "E": Crédito IRRECUPERABLE. Es aquél que se estima incobrable. Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: MODALIDAD DE CREDITO N° de meses en mora (rango) Vivienda Más de 18 Consumo Más de 6 Microcrédito Más de 4 Comercial Más de 12 2. Reglas sobre provisiones 2. 1. Provisión individual 2.1.1. Provisiones para créditos de vivienda 2.1.1.1. Las entidades deben mantener en todo momento provisiones no inferiores a los porcentajes que se indican, calculadas sobre el saldo pendiente de pago: Calificación DEL CREDITO Porcentaje de provisión sobre la parte garantizada Porcentaje de provisión sobre la parte no garantizada B 1% 100% C 10% 100% D 20% 100% E 30% 100% 2.1.2. Provisiones para créditos comerciales, de consumo y microcrédito 2.1.2.1. Las entidades deben mantener en todo momento, en relación con sus operaciones de microcrédito, créditos de consumo y comerciales, una provisión no inferior al porcentaje que se indica, calculada sobre el saldo pendiente de pago neto de garantías, de acuerdo con lo dispuesto en el siguiente numeral: CALIFICACIÓN DE CREDITO PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN B 1% C 20% D 50% E 100% 2.1.3. Efecto de las garantías idóneas 2.1.3.1. Regla general Para efectos de la constitución de provisiones individuales, las garantías sólo respaldan el capital de los créditos. En consecuencia, los saldos por amortizar de los créditos amparados con seguridades que tengan el carácter de garantías idóneas, se provisionan en el porcentaje que corresponda según la calificación del crédito (de acuerdo con los cuadros de los numerales 2.1.1.1. y 2.1.2.1), aplicado dicho porcentaje a la diferencia entre el valor del saldo insoluto y el setenta por ciento (70%) del valor de la garantía. Las cartas de crédito stand by y las garantías otorgadas por el Fondo Nacional de Garantías que cumplan las condiciones señaladas en el literal d) del numeral 1.3.2.3.1 del Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995, se toman por el 100% de su valor para efectos de la constitución de provisiones individuales las cuales se calculan de conformidad con lo señalado en el párrafo anterior. Para garantías NO hipotecarias: TIEMPO DE MORA DEL CRÉDITO PORCENTAJE 0 a 12 meses 70 % Más de 12 meses a 24 meses 50 % Más de 24 meses 0 % Para garantías hipotecarias o fiducias en garantía hipotecarias idóneas: TIEMPO DE MORA DEL CRÉDITO porcentaje 0 a 18 meses 70% Más de 18 meses a 24 meses 50 % Más de 24 meses a 30 meses 30 % Más de 30 meses a 36 meses 15 % Más de 36 meses 0 % ANEXO 2 CASOS ESPECIALES REESTRUCTURACIONES Ley 617 de 2000 3.1. Los recursos que tienen por objeto garantizar los créditos destinados tanto a financiar el ajuste fiscal como los reestructurados a la fecha de suscripción del acuerdo incorporados en los encargos fiduciarios previstos en la ley, podrán considerarse como garantía admisible para efectos de la constitución de provisiones, solo en la medida en que el encargo constituido demuestre que el origen de los recursos cubrirá en el tiempo que dure, las deudas del saneamiento fiscal y de cada una de las entidades financieras participantes en el acuerdo de reestructuración. 3.2. La totalidad de los rendimientos de las obligaciones reestructuradas, incluyendo aquellos que sean capitalizados y los saldos de cartera y cuentas por cobrar castigados, que no cuenten con la garantía de la Nación prevista en el artículo 63 de la Ley 617 de 2000, se contabilizarán como abono diferido en la subcuenta 272035 y serán registrados como ingreso solo en la medida en que sean efectivamente recaudados. 3.3. La parte de las obligaciones objeto de reestructuración que no cuente con garantía de la Nación podrá mantener la calificación que tenía al 30 de junio de 2001, siempre que a juicio de la Superintendencia Bancaria ella refleje adecuadamente la exposición al riesgo que enfrentaba la entidad financiera. 3.4. En caso de incumplimiento del acuerdo por parte del ente público territorial, la deuda existente a la fecha del incumplimiento que no cuente con la garantía de la Nación, deberá recalificarse de inmediato en una categoría de riesgo no inferior a “E”. 4. REESTRUCTURACIONES EXTRAORDINARIAS Las reestructuraciones que se celebraron a partir de la vigencia de la Circular Externa 039 de 1999 y hasta el 31 de diciembre de 1999, siempre que hubieran cumplido los requisitos que a continuación se establecen, se rigen por las reglas adelante indicadas: 4.1. Podrán reestructurarse todas las operaciones de crédito vigentes, así se encuentren o no al día en el pago de sus obligaciones y cualquiera sea la calificación que tenga el deudor. 4.2. Las reestructuraciones deberán comprender por lo menos el ochenta por ciento (80%) del total del endeudamiento de un deudor con el sector financiero. Los acuerdos de reestructuración deberán celebrarse en igualdad de condiciones entre las entidades financieras participantes y en proporción al endeudamiento que cada una de ellas tuviere con el respectivo deudor. Para efectos de determinar el valor de las deudas a cargo de un deudor, se aplicará lo dispuesto en los artículos 10 y 11 del Decreto 2360 de 1993. 4.3. Los créditos reestructurados tendrán la tasa de interés que convengan las entidades acreedoras y el deudor. Dicha tasa será variable, y se ajustará trimestralmente de acuerdo con la DTF o con el IPC; si se trata de créditos en moneda extranjera podrán utilizarse las mismas tasas de referencia del crédito original. La tasa de interés inicial no podrá ser superior a la del crédito que se reestructura, ni tampoco podrá serlo el margen de intermediación de las entidades financieras que reestructuran la obligación. 4.4. Los intereses se causarán y pagarán por períodos trimestrales vencidos y podrán capitalizarse durante el primer año, a partir del cual se iniciará su amortización mediante pagos trimestrales. 4.5. Los acuerdos de reestructuración admitirán prepagos totales o parciales, sin sanciones, multas o comisiones por tales prepagos. 5. ACUERDOS DE REESTRUCTURACION Ley 550 de diciembre 30 de 1999 5.1. A partir de la fecha en que se inicie la negociación de un acuerdo de reestructuración, las entidades financieras acreedoras de la empresa o de la entidad territorial objeto del acuerdo, dejarán de causar intereses sobre los créditos vigentes, pero podrán mantener la calificación que tuvieran dichos créditos en la fecha de iniciación de las negociaciones. En el evento en que la negociación fracase los créditos se calificarán en categoría “E”, crédito incobrable. Desde la formalización de un acuerdo de reestructuración, los créditos nuevos que se otorguen a las empresas o entidades territoriales reestructuradas podrán ser calificados en categoría “A”. 5.2. No obstante lo anterior, para efectos de rehabilitar la calificación, y para poder reiniciar la causación de intereses y reversar provisiones de las acreencias anteriores a la fecha de iniciación del acuerdo, deberán cumplirse las siguientes reglas: 5.2.1. En el evento en que el acuerdo de reestructuración contemple incrementos en el capital o suscripción de bonos de riesgo con recursos nuevos, en cuantía superior al quince por ciento (15%) del total de la deuda vigente de la empresa reestructurada con las instituciones financieras y demás entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria a la fecha de iniciación de la negociación del acuerdo, las entidades vigiladas podrán reiniciar la causación de intereses y reversar provisiones, siempre que: i) El acuerdo no contemple períodos de gracia superiores a un (1) año para el pago de intereses, ni superiores a tres (3) para la amortización de capital. ii) El acuerdo hubiere sido negociado a un plazo que no exceda de siete (7) años para lograr la recuperación de la empresa, o de diez (10) cuando se trate de reestructuración de entidades territoriales. iii) El acuerdo prevea que los intereses se pagarán con una periodicidad mensual, trimestral o, máxima, semestral. iv) El acuerdo prevea que vencido el período de gracia para el pago de capital, su amortización durante el plazo restante, sea en cuotas iguales, o por lo menos, equivalente al treinta por ciento (30%) durante la primera mitad del plazo. El remanente, es decir el setenta por ciento (70%), deberá distribuirse en alícuotas proporcionales durante la segunda mitad del plazo. v) El acuerdo prevea la admisión por parte de los acreedores, de prepagos totales o parciales, sin sanciones, multas o comisiones por tales prepagos. ANEXO 3 MODELO DE REFERENCIA DE CARTERA COMERCIAL - MRC 1. EL MODELO DE OTORGAMIENTO Todas las entidades obligadas a implementar el SARC que realicen otorgamiento de cartera comercial, deben establecer un modelo de otorgamiento de crédito que permita clasificar y calificar sus decisiones de otorgamiento sobre créditos nuevos. Se entiende por crédito nuevo aquel que se otorgue a partir del momento de aplicación del modelo de referencia para cuantificación de pérdidas esperadas. 2. PORTAFOLIOS DEL MRC Los procesos de segmentación y discriminación de los portafolios de crédito y de sus posibles sujetos de crédito, deben servir de base para la estimación de las pérdidas esperadas en el MRC. Así, el modelo de referencia de cartera comercial se basa en segmentos diferenciados por el nivel de los activos de los deudores. Los portafolios fueron definidos bajo los siguientes criterios: Clasificación de la cartera comercial por nivel de activos Tamaño de empresa Nivel de activos Grandes Empresas Más de 15.000 SMMLV Medianas Empresas Entre 5.000 y 15.000 SMMLV Pequeñas Empresas Menos de 5.000 SMMLV 4. REGLAS SOBRE CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO Los contratos de cartera comercial deben clasificarse en una de las siguientes categorías de riesgo crediticio: · Categoría AA · Categoría A · Categoría BB · Categoría B · Categoría CC · Categoría Incumplimiento. Categoría "AA" Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: · Los créditos nuevos cuya calificación asignada al momento de otorgamiento sea “AA”. · Los créditos ya otorgados que no presenten mora en sus obligaciones contractuales. Categoría "AA" Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: · En esta categoría se deben clasificar los créditos nuevos cuya calificación asignada al momento de otorgamiento sea “A”. · Los créditos ya otorgados que como mínimo no presenten mora mayor a 60 días ni menor a 30 días en sus obligaciones contractuales. Categoría "BB" Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: · En esta categoría se deben clasificar los créditos nuevos cuya calificación asignada al momento de otorgamiento sea “BB”. · Los créditos ya otorgados que como mínimo no presenten mora mayor a 90 días ni menor a 60 días en sus obligaciones contractuales. Categoría "B" Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: · En esta categoría se deben clasificar los créditos nuevos cuya calificación asignada al momento de otorgamiento sea “B”. · Los créditos ya otorgados que como mínimo no presenten mora mayor a 120 días ni menor a 90 días en sus obligaciones contractuales. Categoría "CC" Las siguientes son condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en esta categoría: · En esta categoría se deben clasificar los créditos nuevos cuya calificación asignada al momento de otorgamiento sea “CC”. · Los créditos ya otorgados que como mínimo no presenten mora mayor a 150 días ni menor a 120 días en sus obligaciones contractuales. Categoría "incumplimiento" La pérdida dado el incumplimiento (PDI) Se define como el deterioro económico en que incurriría la entidad en caso de que se materialice alguna de las situaciones de incumplimiento a que hace referencia el numeral 3 del presente Anexo. El MRC segmenta la PDI de acuerdo con la garantía que en mayor proporción respalda el pago de determinada obligación. La PDI por tipo de garantía será la siguiente: Tipo de Garantía P.D.I. Garantía no admisible 55% Créditos subordinados 75% Colateral financiero admisible 0 – 12% Bienes raíces comerciales y residenciales 40% Bienes dados en leasing inmobiliario 35% Bienes dados en leasing diferente a inmobiliario 45% Otros colaterales 50% Derechos de cobro 45% 7. REGLAS SOBRE PROVISIONES 7.1. Provisión Total Individual La provisión total individual es el resultado de las pérdidas esperadas al multiplicar a la exposición del deudor, la PI de la matriz indicada por la SBC y la PDI correspondiente a la garantía del deudor. Para el año de 2005 se debe emplear la matriz B para el cálculo de la provisión total. 7.2. Provisión Individual La provisión individual es el resultado de las pérdidas esperadas al multiplicar a la exposición del deudor, la PI de la matriz indicada por la SBC y la PDI correspondiente a la garantía del deudor. Para el año de 2005 se debe emplear la matriz A para el cálculo de la provisión individual. 7.3. Provisión Contra-Cíclica La provisión contra-cíclica que se constituye para cubrir adecuadamente las pérdidas esperadas al momento de afrontar cambios inherentes al ciclo del riesgo de crédito de los deudores. Se calcula como la diferencia entre la Provisión Total individual y la Provisión individual. REGLAS RELATIVAS A LA GESTION DE RIESGO CREDITICIO 1. PRINCIPIOS Y CRITERIOS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO EN LA CARTERA DE CRÉDITOS 1.1. Riesgo crediticio (RC) El RC es la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus obligaciones. 1.2. Obligación de evaluar el RC mediante la adopción de un SARC Las entidades vigiladas deben evaluar permanentemente el riesgo incorporado en sus activos crediticios, tanto en el momento de otorgar créditos como a lo largo de la vida de los mismos, incluidos los casos de reestructuraciones. Para tal efecto, las entidades deben diseñar y adoptar un SARC. 1.3. Elementos que componen el SARC El SARC debe contar al menos con los siguientes componentes básicos: - Políticas de administración del RC - Procesos de administración del RC - Modelos internos o de referencia para la estimación o cuantificación de pérdidas esperadas - Sistema de provisiones para cubrir el RC - Procesos de control interno Las políticas de administración del RC deben contemplar como mínimo los siguientes aspectos: 1.3.1.1. Estructura organizacional Las entidades deben desarrollar una estructura organizacional apropiada para la administración del RC. Para el efecto, deben establecer y preservar estándares que permitan contar con personal idóneo para la administración de riesgos. De igual forma, deben quedar claramente asignadas las responsabilidades de las diferentes personas y áreas involucradas en los respectivos procesos, y establecerse reglas internas dirigidas a prevenir y sancionar conflictos de interés, a controlar el uso y a asegurar la reserva de la información. Las entidades deben tener y aplicar la infraestructura tecnológica y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del RC, los cuales deben generar informes confiables sobre dicha labor. 1.3.1.2. Límites de exposición crediticia y de pérdida tolerada Las políticas deben incluir las pautas generales que observará la entidad en la fijación, tanto de los niveles y límites de exposición (iniciales y potenciales) de los créditos totales, individuales y por portafolios, como de los cupos de adjudicación y límites de concentración por deudor, sector o grupo económico. 1.3.1.3. Otorgamiento de crédito Las políticas deben precisar las características básicas de los sujetos de crédito de la entidad y los niveles de tolerancia frente al riesgo, discriminar entre sus potenciales clientes para determinar si son sujetos de crédito y definir los niveles de adjudicación para cada uno de ellos. 1.3.1.4. Garantías Las políticas deben definir criterios para la exigencia y aceptación de garantías para cada tipo de crédito. En lo que se refiere a avalúos de los bienes recibidos en garantía, la política debe contener criterios de realización de avalúos que se refieran a su objetividad, certeza de la fuente, transparencia, integridad y suficiencia, independencia y profesionalidad del avaluador, antigüedad y contenido mínimo del avalúo. 1.3.1.5. Seguimiento y control Las entidades deben tener un sistema de seguimiento y control del RC de los diferentes portafolios, lo cual implica un proceso continuo de clasificación y recalificación de las operaciones crediticias consistente con el proceso de otorgamiento. Las políticas deben precisar la frecuencia del seguimiento y señalar los criterios de calificación. 1.3.1.6. Constitución de provisiones Las políticas deben prever sistemas de cubrimiento del riesgo mediante provisiones generales e individuales que permitan absorber las pérdidas esperadas derivadas de la exposición crediticia de la entidad y estimadas mediante las metodologías y análisis desarrollados en el SARC. 1.3.4. Sistema de provisiones Para cubrir el RC el SARC debe contar con el siguiente sistema de provisiones, las cuales deben calcularse en función de las pérdidas esperadas que arroje la aplicación del modelo interno o el de referencia, según sea el caso. 1.3.4.1. Provisiones individuales o específicas Son las provisiones que reflejan el RC particular de cada deudor. Deben determinarse de acuerdo con el modelo interno, o el de referencia o cumpliendo las reglas establecidas en el Anexo 1 del presente Capítulo, según las reglas previstas en el numeral 1.3.3.2. 1.3.4.2. Provisión general Corresponde como mínimo al uno por ciento (1%) sobre el total de la cartera de créditos bruta. Tratándose de contratos de leasing, la provisión general debe ser como mínimo del uno por ciento (1%) del valor de los bienes dados en leasing deducida la depreciación y amortización. Las entidades que obtengan un pronunciamiento de no objeción de la SBC respecto de sus modelos internos que incluyan componentes contra-cíclicos y los apliquen, no deberán constituir la provisión general. Dicha provisión deberá mantenerse únicamente respecto de: · Entidades o portafolios cuyo modelo interno no incorpore componentes contra-cíclicos. · Entidades o portafolios para los que no se empleen ni los modelos internos ni los de referencia adoptados por la SBC. 2. REGLAS ADICIONALES PARA EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL SARC 2.1. Reglas relativas a las distintas modalidades de crédito Para propósitos de información, evaluación del RC, aplicación de normas contables y constitución de provisiones, entre otras, la cartera de créditos se debe clasificar en las siguientes modalidades: · Comercial · Consumo · Vivienda · Microcrédito 2.1.1. Créditos comerciales Para los efectos del presente capítulo, se definen como créditos comerciales los otorgados a personas naturales o jurídicas para el desarrollo de actividades económicas organizadas distintas a las microempresas. 2.1.2. Créditos de consumo Para los efectos del presente capítulo, se entiende por créditos de consumo, independientemente de su monto, los otorgados a personas naturales para financiar la adquisición de bienes de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales o empresariales. 2.1.3. Créditos de vivienda Para los efectos del presente capítulo, son créditos de vivienda, independientemente del monto, aquéllos otorgados a personas naturales destinados a la adquisición de vivienda nueva o usada, o a la construcción de vivienda individual. De acuerdo con la Ley 546 de 1999, estos créditos deben tener las siguientes características: 2.1.3.1 Estar denominados en UVR o en moneda legal. 2.1.3.2 Estar amparados con garantía hipotecaria en primer grado, constituida sobre la vivienda financiada. 2.1.3.3 El plazo de amortización debe estar comprendido entre cinco (5) años como mínimo y treinta (30) años como máximo. 2.1.4. Microcrédito Exclusivamente, para los efectos de este Capítulo, se entiende por microcrédito el conjunto de operaciones activas de crédito otorgadas a personas naturales o jurídicas para el desarrollo de microempresas. Por microempresa se entiende toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, cuya planta de personal no supere diez (10) trabajadores y sus activos totales sean inferiores a quinientos uno (501) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 2.2. Reglas sobre calificación y recalificación del RC Para efectos de los reportes de endeudamiento a la SBC y a las centrales de información, las entidades que estén aplicando modelos internos no objetados deben clasificar los créditos en una de las siguientes categorías de RC: Categorías de riesgo por probabilidad de incumplimiento (en términos porcentuales) Comercial Consumo Vivienda Microcrédito AA 0-3.11 0-3 0-2 0-3 A > 3.11-6.54 > 3-5 > 2-9 > 3-5 BB > 6.54-11.15 > 5-28 > 9-17 > 5-28 B > 11.15-18.26 >28-40 >17-28 >28-40 CC > 18.26-40.96 >40-53 >28-41 >40-53 C > 40.96- 72.75 >53-70 >41-78 >53-70 D > 72.75-89.89 >70-82 >78-91 >70-82 E >89.89-100 >82-100 >91-100 >82-100 Para efectos del registro en los estados financieros, las entidades deben homologar las calificaciones anotadas, de acuerdo con las categorías siguientes: Agregación categorías reportadas Categoría de reporte Categoría agrupada AA A A A BB B B B CC C C C D D E E Plan de Cartera a un mes ( plan de contactos ) Descripción: De la base asignada el cobro de la Zona Norte oficina Castellana del BCSC Una asignación en valores de Capital de $ 7, 345,107 Numero de obligaciones 257, capitales entre $ 20,000 y $ 50,000 Edad de mora de 1 a 120 días. Este cobro comprende 2 etapas de cobro: 1- cobro administrativo comprende de 1 a 30 días 2- cobro prejuridico comprende de 31 a 120 días La cartera estará asignada a 2 personas en igual número de casos y montos. La gestión de cobro será de libre cobro y de acción de estrategias reacuerdo a la evolución del cobro. Se podrán manejar los siguientes aspectos: Determinar el tipo de cliente a gestionar: de acuerdo a su nivel de ingresos, su estrato, destino del crédito y capacidad de pago actual. -De acuerdo a su nivel de ingresos, por el monto de la obligación solicitada es un cliente que puede tener ingresos superiores a 5 smlv. -Su estrato esta concentrado entre 4 y 6. -Destino del crédito es de consumo, con una alta solicitud para crédito de vehiculo -Capacidad de pago actual, en este nivel de cobro se puede determinar dos aspectos: 1- atraso en sus pagos. 2- disminución de sus ingresos por alto endeudamiento en el sector financiero. Que gestión se realizara: gestión telefónica, telegrama o carta y visita. Plan de acción: *Se gestionara toda la base inicialmente por barrido telefónico, efectuando los primeros acuerdos por contacto al numero telefónico que esta en sistema. *Terminado el barrido, se procederá a gestionar nuevamente la base, ya en detalle de búsqueda de datos para localizar al titular. *De no localizarse el cliente se procederá a buscar en las bases de datos que se actualizan y por carpeta única del cliente, en busca de las referencias. *Si no esta contactado el cliente se procederá a enviar comunicación por escrito o telegrama citando al titular. * Se generaran visitas de acuerdo al resultado de la gestión por carta y se evaluaran los casos a visitar. Ya contactado el cliente se podrá determinar la gestión a realizarse, de acuerdo a lo descrito por el titular. *Se le podrá ofrecer un acuerdo de pago o fecha cercana de promesa de pago de la cuota o las cuotas adeudadas. *Por casos puntuales se le podrá ofrecer a los clientes que estén en franja 31 a 90 días el no cobro de los honorarios * habrán casos que se manejarían con un acuerdo de normalización por condonación de valores, estos estarían ofreciéndose de acuerdo a los parámetros establecidos por ejemplo la condonación del 100% de la mora caudasa, el 100% del seguro y el 20 % de capital. *Y por ultimo el ofrecimiento de alternativas de normalización por estrategias de reestructuración de la obligación (cambio de condiciones en el crédito puede ser en plazo y tasa de interés, cambio de garantía o mejoramiento etc.) Medición del resultado: Se pedirá un cumplimiento del 50% del total asignado, esto se pedirá el 20 % del valor por reestructuración de las obligaciones. De esta gestión realizada se efectuaran seguimientos de evolución cada 3er día, y se solicitar un mínimo de 20 visitas por semana, de acuerdo a los resultados obtenidos. Ejemplo Evolución de crédito en mora. A continuación se presenta el siguiente caso en donde se describe la evolución de un crédito desde la fase de preventa, pasando por la posventa y terminando en la preventa en la cual haremos referencia e la gestión de cobro: Nombre del Cliente: Rodulfo Gonzalez Medina Segmentación: Banca de Personas Actividad del cliente: empleado por prestación de servicios de la Constructora Gobe Ltda., en la cual realiza el cargo de técnico instalador de gas natural. Calificación de Riesgo (Prescoring): AAA, cliente nuevo para el BCS, con experiencia en el sector financiero. Crédito solicitado: $15.000.000 Destino del crédito: compra de equipos y herramientas para realizar su actividad como técnico independiente en gas natural. Valor Aprobado: $15.000.000 Plazo solicitado: 60 meses. Plazo del crédito: 36 meses Tasa de interés efectiva anual: 20.75% Cuota del crédito: $563.274 fijas mensuales, incluyendo seguro de vida grupo deudores. Garantía: Firma personal en él pagare. Concepto realizado por el analista de crédito en el momento de la aprobación de la operación: de acuerdo a características del cliente se considera que no existe riesgo de colocación, además gerencia confirma que la empresa para la cual labora el solicitante queda en la zona de influencia de la oficina, se recomienda aprobación de crédito por el monto solicitado $15.000.000 a plazo de 36 meses de acuerdo a reglamento. Evolución del crédito: después de 14 cuotas canceladas, la operación comenzó a entrar en moras, debido, según el cliente, le quedaron mal en unos cheques presentándoles devoluciones por fondos insuficientes y esto a hecho que las cuotas del crédito no sea canceladas en la fecha acordad, generando intereses de mora y gastos por honorarios de abogado. Se ha realizado gestión de cobro al cliente, en donde ha realizado compromisos de pago, pero estos no han sido efectivos ya que no cancela en estas fechas. Anexo Copias de la documentación que reposa en el Banco y la gestión de cartera que se ha realizado en la oficina.